Il existe une variété de types de facture et de documents afférants à la facturation. Chacun s’utilise dans des circonstances bien précises et requiert le respect de protocoles concernant leur constitution et leur émission notamment.                                                                                                         Tentons ensemble de nous y retrouver. Quels sont ces types de facture et comment les constitue-t-on ? Nous vous apportons ici les réponses et les modèles de facture. La facturation n’aura bientôt plus aucun secret pour vous 😉

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Les différents types de facture

Voici un exposé des divers types de facture que vous êtes amenés à gérer en tant que professionnel.

Afin d’être exhaustif sans toutefois vous assommer, vous trouverez dans le présent article les informations essentielles concernant chaque document présenté, et vous renvoyons vers d’autres articles de notre blog, plus spécifiques, si vous désiriez des approfondissements. N’hésitez pas à y jeter un coup d’oeil 😉

La facture ordinaire

Une facture est un document de nature commerciale et comptable qui constate l’ensemble des prestations de services ou marchandises vendues faisant l’objet d’une transaction entre un professionnel et un client. Elle en détaille les conditions précises d’achat et de vente, notamment la nature des produits ou services vendus, leur quantité et leurs prix.

Le professionnel a l’obligation d’émettre une facture dès la fin de toute prestation de services ou livraison de commande. Etablir une facture est donc une tâche très récurrente pour un professionnel, et très gourmande en temps du fait de la quantité des données qu’elle doit comporter : les mentions obligatoires sur facture.

La facture est un document éminemment important d’un point de vue juridique et fiscal. En effet, en cas de non conformité de votre facture avec les exigences légales, votre document ne présente aucune légitimité en justice en cas de litige et ne vous couvre aucunement en cas de contrôle fiscal.

Vous trouverez dans notre article “Les mentions obligatoires sur facture” toutes les mentions légales obligatoires sur facture ainsi que les règles de procédure à suivre afin de répondre à vos obligations en matière de facturation et produire des factures parfaitement aux normes.

Se munir d’un logiciel de facturation

Il va sans dire que s’équiper d’un logiciel de facturation performant est un avantage énorme pour celui qui se charge de la gestion des factures ou pour l’entreprise qui rémunère ce dernier.

Le logiciel de facturation vous apporte, parmi d’autres, deux avantages énormes. D’une part, grâce au modèle de facture pré-établi que comporte le logiciel, vous serez assurés d’être parfaitement en règle concernant l’apposition des mentions obligatoires sur facture. D’autre part, le gain de temps dont vous bénéficierez sera réellement gigantesque : grâce à l’automatisation du remplissage de ces données, quelques clics vous suffiront pour remplir correctement vos factures ou devis – la clé pour avoir rigueur et précision absolues sans efforts à fournir !

Muni du meilleur logiciel de facturation, vous verrez donc votre productivité faire un bond en avant.

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La facture d’acompte

La facture d’acompte est le document comptable que vous devez établir lorsque vous recevez des acomptes de la part de vos clients.

En principe, en tant que professionnel, vous êtes tenu de remettre à votre client une facture dès la fin de votre prestation de services ou livraison de marchandises. Le paiement par votre créancier de la somme qu’il vous doit se fait donc normalement après qu’il ait perçu les biens ou services qu’il vous a commandés.

Un acompte constitue une avance de trésorerie. Il s’agit d’une somme d’argent que le client peut vous payer – à votre demande – en amont de votre transaction, lorsque vous en convenez. Cet acompte a pour but de valider la commande et de l’enclencher. Des acomptes peuvent aussi (et/ou) être versés en cours de transaction, c’est-à-dire de façon intermédiaire entre le démarrage et la clôture de vos services, avant une facture finale.

Découvrez tout ce qu’il y a à savoir sur la facture d’acompte (principe, mentions obligatoire et mise en oeuvre) dans notre article consacré à ce sujet .

La facture de régularisation

La facture de régularisation concerne en général les fournitures d’énergie, comme le gaz et l’électricité.

Afin d’éviter à votre client de payer des sommes astronomiques d’un coup pour la consommation d’énergie que vous lui fournissez, il vous est possible de répartir le paiement de cette consommation de façon mensuelle. La somme payée, mois par mois, par votre client consiste alors en une estimation de sa consommation à une échelle mensuelle, qu’il vous paie en guise d’acompte.

La facture de régularisation est constituée suite au relevé d’index du compteur du client. Ce relevé vise à constater l’écart entre la consommation estimée et sa consommation réelle.  Si la consommation réelle diffère de celle estimée, vous devrez lui établir une facture de régularisation afin de corriger la différence entre les deux montants.

Deux cas de figure sont possibles. Soit votre client vous devra de l’argent, soit c’est vous qui lui en devrez. Dans le premier cas, si l’estimation de sa consommation était trop faible, la facture de régularisation lui imposera de régler la différence. Par conséquent et par principe, il vous incombe de faire en sorte que cette estimation soit la plus proche possible de sa consommation réelle afin de lui éviter que la facture de régularisation présente une somme très importante à régler (quand bien même s’il est possible d’en étaler le paiement). Dans le second cas, si la consommation de votre client était sous-estimée, vous devrez lui rembourser la différence en lui accordant un avoir sur sa prochaine facture ou en le remboursant.

La facture de clôture

La facture de clôture met un terme à une période de consommation et clôt un contrat entre un prestataire ou fournisseur et un client. La facture de clôture vise à ajuster la consommation depuis la dernière facture de régularisation jusqu’à la fin de la consommation.

Cette facture intervient en général :

– lors d’un déménagement,

– lors d’un changement de fournisseur,

– lors d’une résiliation de contrat,

– lors du placement d’un compteur à budget.

La facture de clôture doit être établie au plus tard dans les 6 semaines suivant la fin du contrat. En cas de régularisation de solde à payer, le remboursement d’un trop perçu doit être effectué dans les 30 jours suivant la facture de clôture.

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La facture rectificative ou la facture d’annulation

Que vous soyez un pro de la facturation ou que vous suiviez à la lettre notre guide concernant les mentions obligatoires sur facture, l’erreur est humaine et il se peut que vous en produisiez dans les factures que vous émettez. L’usage d’un logiciel de facturation est alors la solution : celui-ci vous protégera des erreurs d’encodage ou de calcul.

Autre scénario – moins prévisible – il est possible que votre client vous retourne la marchandise facturée et que votre transaction doive être annulée. Les motifs lui appartiennent, toujours est-il que vous devez vous y retrouver dans vos comptes et surtout dans votre comptabilité.

Vous devrez dans ces cas constituer une facture rectification ou une facture d’annulation. En effet, la loi INTERDIT DE SUPPRIMER purement et simplement une facture. L’obligation de suivi de la numérotation des factures permet d’ailleurs à l’Etat de vérifier qu’il n’y ait pas de “trou” dans votre numérotation.

Pour annuler ou corriger une facture, vous avez dès lors le choix d’adresser à votre client :

  • soit une nouvelle facture établie en remplacement de la précédente : nommée facture de remplacement, elle doit expressément présenter la mention « Annule et remplace » et faire clairement référence à la facture annulée (c’est-à-dire la facture initiale, identifiée par son numéro et sa date d’émission) ;
  • soit un avoir (notamment en cas de remise accordée a posteriori) faisant référence à la facture initiale. Il s’agit d’une facture en « négatif » du montant de la réduction.

Sachez qu’en cas d’erreur ou d’omission de la TVA, le client assujetti à la TVA ne peut jamais procéder à la modification de la facture par lui-même. Il doit vous demander une facture rectificative car c’est vous qui contrôlez la facturation.

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La facture “pro-forma”  

Une facture pro forma est un document commercial. Elle constitue une sorte de devis provisoire, qui n’a cependant aucune valeur comptable ou légale.

Il s’agit d’un document purement informatif qui constitue un support pour présenter précisément les futures conditions de livraison des biens ou de prestations demandées. Il s’agit de proposer a priori des éléments qui peuvent par la suite être modifiés. Une facture définitive pourra ensuite être établie si fournisseur et client parviennent à un accord. La facture pro forma permet donc une certaine flexibilité ou latitude d’ajustement dans la définition de l’accord, contrairement à une facture ordinaire, qui est un document définitif et qui requiert des protocoles précis pour pouvoir être modifiée.

Nous détaillons les mentions obligatoires sur facture pro forma et les avantages que présente l’utilisation de ces factures dans notre article “Qu’est-ce qu’une facture pro forma ?”.

Autres documents relatifs à la facturation

Le devis

Le devis est un document écrit par le biais duquel un professionnel propose de vendre un bien ou un serice à un certain prix qu’il s’engage à ne pas modifier tant que le client n’a pas exprimé son intention de renoncer à en faire l’acquisition. Autrement dit, le prix proposé dans le devis par le professionnel est non modifiable et préserve le client d’une éventuelle majoration des prix.

Le devis contient une description détaillée des estimations de tous les travaux prévus par le prestataire, ce qui permet au client de se faire une idée très précise du matériel qui sera utilisé (quantitativement et qualitativement parlant) et de se renseigner sur la main d’œuvre nécessaire et son coût.

Le devis est, à la base, un simple engagement unilatéral mais il se transforme en véritable contrat une fois qu’il est signé par les deux parties.

Le devis doit être daté. Et, à moins qu’il n’indique la limite de temps pendant lequel le fournisseur s’engage à maintenir son offre (c’est-à-dire une date de fin de validité à son offre), cette offre est réputée faite pour un temps raisonnable (dont la longueur est fonction de la nature de la fonction et des usages de la profession à laquelle appartient le professionnel). Les conditions de la transaction proposées dans le devis ne sont donc pas ainsi contraintes indéfiniment ; les termes de la transaction peuvent donc changer au delà de la date de validité du devis.

Remarque importante : Dans le cas où l’entrepreneur doit exécuter des travaux non prévus dans le devis initial, il doit établir un avenant à ce devis et faire accepter et signer ce document à son client. Si l’entrepreneur exécute des travaux non prévus sans faire d’avenant au devis initial et présente une facture supérieure au montant de ce devis, le client est en droit de refuser le paiement de la différence entre le montant de la facture et celui du devis initial.

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Passer des devis aux factures en 1 clic !

Le devis est presque un passage obligé pour tout professionnel visant à conclure un accord avec un client. Il importe donc au professionnel de soigner son image au travers des devis qu’il émet, et surtout de professionnaliser leur établissement.

Avec un logiciel de facturation efficace et adapté à vos besoins, vous pourrez constituer des devis parfaits en quelques clics de souris et, grâce au meilleur logiciel de facturation, transformer ce devis en facture en un simple clic. Ne perdez plus de temps à faire et refaire tous ces papiers alors vous pourriez optimiser votre temps.

Vous trouverez dans notre article “Faire un devis en ligne d’autres conseils pour établir des devis convaincants et séduisants, et ici un lien pour créer vos devis directement sur Zyfro. C’est gratuit et absolument sans engagement. N’attendez plus vous simplifier la vie 😉

La note de frais

La note de frais est un document permettant à un salarié de se faire rembourser les frais professionnels qu’il a engagés dans l’intérêt de son employeur, pour le bon fonctionnement de l’entreprise et pour les besoins de son activité professionnelle.

En général, les notes de frais concernent :

  • les frais de repas (les repas d’affaires, par exemple),
  • les frais kilométrique et les frais de déplacement, si le salarié doit voyager pour l’entreprise,
  • les frais d’hébergement lorsque le salarié est en mobilité ou en ordre de mission.

LA solution pour se décharger des notes de frais !

Lorsque vous êtes patron d’entreprise, les notes de vos employés abondent et vous devez bien toutes les garder. Vous voudriez que toutes ces notes soient traitées en un claquement de doigt ? Et bien, aussi incroyablement qu’il n’y paraît, que c’est possible ! Découvrez l’OCR de Zyfro. Une technologie étonnante et sans pareille qui traite chacune de ces notes par une simple photo.

Le reçu 

Si la facture est la formalisation d’une prestation de services ou de la livraison de biens, le reçu de paiement – généralement simplement appelé “reçu” – est quant à lui la contrepartie d’une transaction financière. Un reçu est donc un document servant de reconnaissance de paiement d’un service ou produit vendu. Il est émis par le professionnel, à destination du client.

Le reçu est établi au moment oú le professionnel reçoit la somme qui lui est due par son client.  Il s’agit dès lors d’une preuve de paiement pour les deux parties puisqu’en constituant le reçu, le professionnel reconnaît avoir reçu le paiement et le client sait que son créancier a obtenu la somme due.

Le reçu de paiement trouve davantage d’importance encore lorsque des acomptes sont versés et que le paiement de la facture est exécuté en plusieurs fois. Cela permet à chacun de connaître et de prouver la somme déjà réglée ainsi que le montant qu’il reste à payer.

Le concept de reçu gagne davantage  lorsque l’on procède à un paiement en ligne. Une fois que le paiement a bien été validé, le site Internet du professionnel va afficher le reçu, tandis qu’une facture en bonne et due forme – une facture ordinaire – sera envoyée vers l’adresse e-mail renseignée au moment de l’achat. Le reçu de paiement constitue donc une preuve supplémentaire qu’un paiement a bien été effectué, particulièrement en ce qui concerne les paiements en ligne.

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Modèle de facture

Se référer à un modèle de facture est essentiel. D’une part, le modèle de facture comporte les champs afférents à toutes les mentions obligatoires sur facture et, d’autre part, comme vous ne pouvez pas tout inventer, il suggère aussi la disposition (la mise en page) de toutes ces données.

En recourant aux meilleurs logiciels de facturation, vous êtes donc assuré de constituer vos factures selon un template de facture correcte et agréable visuellement. C’est essentiel car vos factures et devis vous représentent !

Les modèles de facture de Zyfro

Zyfro, le meilleur logiciel de facturation pour indépendants et chefs d’entreprise, vous propose non pas 1 mais 8 modèles de facture différents.

Voici quelques clichés de modèles de facture proposés par Zyfro afin que vous puissiez vous avoir une petite idée de leur design.

Les modèles de facture sur Zyfro sont réputés pour leur style clair et épuré, toutefois sophistiqué grâce à de subtiles nuances de couleur qui structurent le visuel et qui facilitent la séparation ainsi que la lecture des informations.

Modèle de facture 1

Piet invoice theme tb

Modèle de facture 2

Romero invoice theme tb

Modèle de facture 3

Blocks invoice theme tb

Modèle de facture 4

Gtb invoice theme tb

Si la facture est un document obligatoire à traiter avec rigueur, il est nánmoins possible de le rendre agréable et très, très simple à constituer grâce à un logiciel de facturation efficace.

Ne tardez plus pour vous faciliter la vie et faire bonne impression à vos clients !

Profitez de pouvoir explorer gratuitement tous les modèles de facture proposés par Zyfro.

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Qui dit modèle de facture dit aussi … modèle de facture personnalisable !

Enfin, pas tous ! Tout le monde n’a pas cette chance.

Chez Zyfro, nous jugeons important de vous mettre à disposition des modèles de facture professionnels que vous pourrez cependant ajuster à votre image et adapter à vos clients.

Vous pouvez ainsi, par exemple, introduire votre logo et designer votre modèle de facture aux couleurs de votre entreprise.

Vous pouvez aussi individualiser chaque facture émise et la personnaliser client par client, en incorporant des messages personnalisés à leur effet ou en adaptant le design de chaque facture comme bon vous semble. Ce faisant, vos clients se sentiront particulièrement soignés et verront les efforts que vous déployez vis-à-vis d’eux.

C’est important car la qualité de vos relations clients est bien souvent ce qui vous démarquera de vos concurrents. Etablissez donc des factures à votre image et profitez de Zyfro pour gagner en temps et en savoir-faire.  

Essayez Zyfro gratuitement pour découvrir la facturation facile et agréable. Configurez et reconfigurez vos factures au gré de vos envies et en seulement quelques clics. Il ne fait aucun doute que vous définirez le style qui vous ressemble.

Comment gérer toutes ces factures

Avec la quantité de factures que vous émettez, entre les factures ordinaires, en passant par les factures d’acompte jusqu’à celles de solde ou par les factures rectificatives, les factures amorcent, ajustent et clôturent toutes vos transactions.

Vous avez l’obligation de gérer vos factures correctement d’un point de vue légal ; d’un point de vue commercial également, pour assurer la pérennité de votre entreprise.

Nous vous expliquons comment gérer vos factures pour faire de vos factures une force dans le développement de vos activités.

 

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Alexandra Zyfro