Comment bien choisir son logiciel de facturation ?

Les clés pour choisir un logiciel de facturation afin de sélectionner le meilleur logiciel de facturation pour votre entreprise

Le logiciel de facturation, un atout sérieux

Assez de consacrer un temps dingue à remplir manuellement vos factures, pour chaque client – souvent les mêmes – et chaque produit – les mêmes eux aussi ? De voir vos étagères remplies ? De ne pas pouvoir vous concentrer sur le coeur d’activité de votre entreprise ?

Envie de récupérer du temps – votre temps libre – de vous délester et de mieux vous organiser ? Oubliez Excel et les versions papiers. Il est temps de vous simplifier la vie et de dire au revoir au temps perdu. Faites de la facturation une tâche facile et simple ! N’attendez plus pour vous équiper d’un logiciel de facturation qui va changer votre vie.

Il est essentiel de choisir le logiciel qui vous correspond. Prenez donc le temps de songer à ce dont vous avez véritablement besoin. Voici quelques pistes de réflexion auxquelles songer pour vous aider à choisir le meilleur logiciel de facturation.

Se procurer le meilleur logiciel de facturation: une nécessité ?

La facture est une obligation légale pour toute transaction (de prestations de services ou de ventes de marchandises) entre professionnels et pour certaines transactions avec les particuliers. Cette disposition s’applique tant aux entreprises assujetties à la TVA qu’à celles qui n’en sont pas redevables.

Si la facture pouvait autrefois être établie à partir d’un simple document Excel, depuis le 1er janvier 2018, cette pratique est illégale et les entreprises ont l’obligation de transmettre leurs factures sous format électronique. En effet, depuis 2012, l’Etat impose la dématérialisation des factures.

Selon le calendrier législatif, d’ici 2020, en France, toutes les entreprises (grandes, moyennes, petites et micro) seront équipées d’un logiciel de facturation. Il sera donc difficile de continuer à faire sans. N’attendez plus pour choisir le vôtre !

Un logiciel de facturation simple et intuitif

L’ergonomie du logiciel

Le but est de vous simplifier la vie. Vous en avez déjà bien assez à faire comme ça ! Optez donc pour un logiciel de facturation simple et intuitif.

Des logiciels de facturation faciles, croyez-le, il en existe aujourd’hui ! Les logiciels de facturation ont longtemps été le privilège des experts-comptables qui les utilisent ou des informaticiens qui les conçoivent, affreusement complexes et presque inaccessibles sans disposer de compétences spécifiques.

Désormais, les meilleurs logiciels de facturation présentent une interface utilisateur clair et de multiples fonctionnalités rendues très évidentes. Sa commodité d’usage vous fera gagner un temps précieux et vous épargnera des heures à vous arracher les cheveux. Il importe que la personne qui utilise le logiciel de facturation se sente à l’aise avec celui-ci.

Un service client de qualité

Au demeurant, on comprendra que passage à la technologie puisse être un cap difficile à passer.

Avoir peur de quitter tous ses papiers, quand bien même ils prennent la place et la poussière, paraît légitime. Bien qu’il soit chronophage et encombrant, l’usage du papier présente le faux avantage de préserver vos vieilles habitudes et de vous laisser dans un confort… qui n’en est pas un !

Pour répondre à la difficulté que peut représenter ce changement, vous trouverez chez Zyfro une équipe de personnes motivées et dédiées à vous accompagner dans cette transition digitale, décidées à vous aider dans tout ce que vous pourriez nécessiter. N’hésitez surtout pas à les contacter, ils sont là pour ça !

En outre, afin de vous faciliter la vie au maximum, Zyfro produit et vous met à disposition diverses ressources consultables à tout instant. Vous trouverez ainsi, gratuitement, des modes d’emploi très didactiques et diverses vidéos explicatives vous exposant les fonctionnalités du logiciels. Vous pourrez donc les visionner autant de fois que vous le désirez et vous auto-former paisiblement.

Cet aspect humain est indéniablement un critère déterminant dans le choix de votre logiciel de facturation. Il importe de vous tourner vers un fournisseur accessible et réactif, qui se souciera de vous et vous accompagnera si vous en avez besoin. Attention, les fournisseurs de logiciels de facturation sans service clients sont légion sur le net !

Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation pour auto-entrepreneur ou entreprise ?

A quoi ressemblerait la facturation si vous pouviez l’imaginer dans un idéal ? Ne me dites pas : “qu’il n’y en ait pas !”, ça, ce serait trop beau.

Non, vraiment. Imaginez être débarrassé des tâches d’encodage répétitives, que vous puissiez produire et compléter vos documents en seulement quelques clics (annulant, par la même occasion, les risques d’erreur ! La délivrance…). Ou encore, que vous puissiez vous y retrouver dans vos comptes, sans plus faire d’efforts, entre ce que vous devez payer ou toucher, entre ce qui est réglé, en attente ou en retard de paiement… Et bien c’est possible !

Avec un logiciel intuitif et performant, vous pouvez organiser, faciliter et accélérer tout le processus administratif que constitue la facturation. Les logiciels de facturation les plus ergonomiques vous rendront la navigation fluide et même agréable.

Les fonctionnalités d’un logiciel de facturation

Quelques fonctionnalités indispensables.

Automatisation de la facturation

En choisissant un bon logiciel de facturation, vous aurez l’avantage de réduire la charge de travail que représente la gestion quotidienne de votre entreprise et de diminuer le temps nécessaire pour mener à bien la facturation.

Le propre d’un logiciel de facturation est tout d’abord d’automatiser la saisie des données. Ceci vous apporte l’avantage de gagner du temps – donc de l’argent – et d’éviter les erreurs de facturation.

Plus encore, un excellent logiciel ne vous permettra pas seulement de créer des factures mais de pouvoir contrôler l’intégralité du processus de facturation, depuis l’émission de la facture à la réception du paiement y afférent.

Gestion des clients

Avec Zyfro, vous pouvez répertorier chacun de vos clients et incorporer toutes les données les concernant (noms, numéro SIRET, informations bancaires, etc.). Grâce à cette base de données, quelques clics suffiront à générer la facture du client à partir des informations détaillées dans sa fiche commerciale. Fini de taper toutes les données chaque fois que vous émettez une facture !

De plus, vous pourrez lui envoyer la facture par e-mail directement depuis la plateforme Zyfro. Votre client recevra votre document instantanément et vous pourrez dès lors être payé plus rapidement.

Avoir un seul outil pour la gestion des factures et des clients s’avère être un avantage considérable.

Logiciel de devis

Les devis sont souvent un préliminaire nécessaire pour les entreprises qui doivent s’accorder, au préalable, avec leurs clients, sur le prix des services ou des marchandises avant de conclure la transaction. Il importe donc que votre logiciel vous permette de transformer très facilement votre devis en facture afin d’éviter de devoir reproduire tout le document.

Conciliation bancaire

Les logiciels de facturation les plus performants vous permettent de suivre l’état de vos comptes en temps réel.

D’une part, il doit permettre de suivre l’état de paiement des factures. Avec Zyfro, vous pouvez voir directement dans le tableau de bord le montant des factures payées ou impayées, et ce sur des périodes que vous pouvez calibrer. Le fait que ces informations soient visibles directement depuis la plateforme vous épargnera un temps conséquent en vous évitant d’innombrables connexions à votre compte bancaire afin d’en vérifier les mouvements.

Vous pouvez aussi, grâce à votre portefeuille clients, suivre les paiements au cas par cas et voir, client par client, quelles transactions sont réglées ou sont encore en attente.

D’autre part, si votre logiciel de facturation vous permet de vous connecter à votre compte bancaire, vous pourrez facilement observer tous les flux monétaires depuis votre logiciel de facturation conjointement à tous vos mouvements bancaires. Ceci vous donnera la possibilité de réaliser vos conciliations bancaires aisément et ainsi de justifier de tous les flux monétaires en quelques clics.

La synchronisation bancaire est une fonction avancée des meilleurs logiciels de facturation qui vous permet d’avoir un aperçu direct de toutes vos transactions et un meilleur suivi financier de vos activités.

De la facturation au logiciel de gestion commerciale, une plus-value pour votre entreprise

Choisir son logiciel de facturation est un choix décisif pouvant influencer le fonctionnement de votre entreprise. Le logiciel de facturation doit vous permettre d’y voir clair sur vos activités et de prendre des décision en toute connaissance de cause. Ce faisant, un bon logiciel de facturation assurera le bien-être de votre entreprise.

En effet, les meilleurs logiciels de facturation ne produisent pas simplement des factures, ils vous apportent des informations à valeur ajoutée sur votre propre entreprise et vous soutient alors dans la gestion financière de celle-ci.

Par exemple, connaître les dates d’échéances des factures à payer ou pour lesquelles être payé dans les prochains mois vous aidera à contrôler l’état actuel de vos comptes et à faire des prévisions qui sécuriseront la prospérité de votre entreprise.

Sur Zyfro, vous trouverez un résumé financier de vos activités – soit une vue d’ensemble de tous les chiffres de votre entreprise – dans un tableau de bord intelligible et épuré. Le logiciel génère en effet automatiquement des rapports ainsi que divers graphiques, clairs et agréables, représentant le détail de ces données financières. Vous pourrez dès lors visualiser où vous réalisez des profits et des pertes, bénéficier d’une analyse de vos sources de revenu et d’une analyse de vos dépenses. La gestion financière de votre entreprise n’aura jamais été aussi simple grâce à Zyfro !

L’autre grand avantage du logiciel de facturation, c’est qu’il vous apporte des informations en temps réel. Vous n’aurez plus à attendre la fin du mois ou du trimestre pour disposer de ces données financières de base.

Soignez votre image !

La facture est un document éminemment important. Elle représente le document de comptabilité générale par excellence. C’est le document qui matérialise votre transaction commerciale et qui est le support d’échange d’informations entre votre client ou fournisseur et vous-même. (Retrouvez les mentions obligatoires que doivent comporter vos facture dans notre article).

Document contractuel normé, il faut ne pas le négliger car, support de communication, il reflète le professionnalisme de celui qui l’émet. Il est donc indispensable pour les auto-entrepreneurs et TPE ou PME de présenter des devis et factures soignées, dont la mise en page est claire et rigoureuse. Ne négligez aucun détail pour  faire bonne impression !

Zyfro vous propose ainsi de choisir parmis 8 différents modèles de facture (d’ailleurs convertibles en plusieurs langues) afin de pouvoir choisir le design qui vous plaît.

Par ailleurs, votre entreprise est unique et vous souhaitez vous démarquer aux yeux de vos clients. Les meilleurs logiciels de facturation pour auto-entrepreneurs ou pour entreprises vous permettront dès lors de personnaliser vos documents.

Sur Zyfro, vous pourrez ainsi ajouter votre logo sur ces modèles de factures préconçus, et incorporer des messages personnalisés à destination de vos clients dans la facture-même. Etablissez ainsi des factures à l’image de votre entreprise.

Logiciel de facturation en ligne

Accessibilité, facilité, rapidité

Grâce à l’utilisation d’un logiciel de facturation en ligne, c’est à dire d’un logiciel en mode « SAAS » (software as a service), le logiciel n’a plus à être installé sur votre ordinateur, ni même sur le réseau intranet de votre entreprise. Avec les logiciels de facturation en ligne, toutes les données nécessaires à votre facturation sont stockées sur un cloud. Il vous suffit alors simplement de vous connecter sur l’interface du logiciel que vous avez choisi, grâce à un identifiant et un mot de passe sécurisé et ce, depuis quelconque navigateur Internet.

Ceci vous apporte plusieurs avantages certains. Premièrement, vous n’aurez plus à surcharger vos postes de travail de programmes qui ralentissent le fonctionnement de vos ordinateurs, ni être au bureau pour l’utiliser. Deuxièmement, toutes vos données seront organisées et centralisées. Troisièmement, le logiciel de facturation en ligne vous apportera souplesse et réactivité car vous pourrez vous connecter n’importe où, quand vous le souhaitez (lors de vos déplacements, même à l’étranger) et ce depuis n’importe quel appareil (ordinateur ou tablette).

Disposez de vos données à tout moment. N’ayez jamais le moindre doute sur l’état de vos finances et puissiez générer, en seulement quelques clics, un nouveau devis ou une facture. Optez pour la facture en ligne et mettez toutes les chances de votre côté de conclure des affaires !

Sécurité

Contrairement à une idée bien répandue, le choix d’un logiciel de facturation en ligne est en réalité un choix bien plus sécurisant qu’un logiciel de facturation classique en ce qui concerne la préservation et l’intégrité de vos données.

En effet, avec les clouds, toutes vos données sont sauvegardées automatiquement et en permanence. (Elles sont stockées sur des serveurs informatiques par l’intermédiaire d’un réseau Internet). Le risque de perte de données est donc éradiqué.

Mises à jour

Les logiciels de facturation en ligne comprennent d’autres énormes avantages. D’une part, les meilleurs logiciels de facturation sont en évolution permanente. Zyfro, par exemple, comporte une équipe de développeurs détachés à améliorer le logiciel en permanence. Un fournisseur de logiciel de facturation honnête vous fera continuellement bénéficier des dernières mises à jour du logiciel, sans le moindre coût supplémentaire. Vous pourrez donc profiter des mises à jour du logiciel sans devoir en acheter de nouvelles versions ni télécharger quoi que ce soit.

D’autre part, les meilleurs logiciels de facturation s’adaptent à l’actualité. Ils incorporent les évolutions réglementaires et fiscales afin de vous assurer de rester conforme aux normes en vigueur.

Intégration avec d’autres dispositifs

Enfin, un aspect important des logiciels de facturation en ligne est la notion d’interconnexion avec divers matériels. Les logiciels de facturation peuvent en effet interagir avec d’autres applications Web, comme les plateformes e-commerce, Prestashop par exemple.

Avec Zyfro, vous pouvez connecter votre boutique en ligne au module de Zyfro pour e-commerce et gérer toutes les factures de votre boutique en ligne directement depuis Zyfro. (Zyfro est compatible avec Prestashop et toute autre plateforme pour e-commerce).

Logiciel de facturation gratuit ou payant ?

Auparavant très sommaires et peu fiables, les logiciels de facturation gratuits rentrent dans l’air du temps. Ils se développent et réduisent ainsi l’écart de qualité qu’ils connaissent avec les logiciels de facturation payants.

Ne vous précipitez néanmoins pas sur un logiciel de facturation gratuit. La qualité a son prix et il vaut certainement mieux débourser une petite somme chaque mois pour avoir accès à un logiciel complet et performant que se procurer un logiciel de facturation gratuit qui vous restreindra dans vos activités.

Le meilleur logiciel de facturation sera peu probablement gratuit. Cependant, en plus d’être simple et intuitif, il vous équipera de diverses fonctionnalités très avancées, telles que le suivi des paiements et de vos comptes directement depuis la plateforme en ligne – grâce à la conciliation bancaire – ce qui vous fera gagner un temps précieux et vous simplifiera la vie. Par ailleurs, il vous apportera des informations à valeur ajoutée sur votre entreprise, vous soutenant dans votre rôle d’entrepreneur ou de chef d’entreprise et vous appuyant dans la gestion stratégique de votre entreprise.

En outre, il va sans dire que la présence d’un service clients destiné à vous accompagner quand vous en avez besoin justifie un prix. Il vaut mieux pouvoir compter sur l’éditeur.

Quelques dizaines d’euros par mois peuvent donc vous apporter des avantages… qui n’ont pas de prix !

Quant au fait que le logiciel de facturation soit en ligne vous, cela vous apportera les avantages d’avoir un coût généralement faible (plus faible que les logiciels classiques à installer sur votre ordinateur et pour lesquels une licence est nécessaire), d’avoir un système de tarification simple et flexible (c’est-à-dire ajustable aux besoins que vous avez réellement, en termes de volume et de diversité des fonctionnalités) ainsi que la possibilité de profiter d’une période de gratuité pour tester le logiciel. Souvenez-vous : un fournisseur honnête doit vous permettre de tester toutes les fonctionnalités du logiciel sans restriction et aussi sans engagement afin de voir s’il vous convient et répond à vos besoins.

De la facturation à la comptabilité

Intégration avec un logiciel comptable

La facturation, c’est bien, mais ce n’est pas la fin en soi. La facturation est l’étape préliminaire à celle de la comptabilité, c’est-à-dire la tenue de vos comptes en réponse à vos obligations légales. Veillez donc à choisir un logiciel qui va faciliter la transition entre la facturation et la gestion comptable de votre entreprise. Il doit pouvoir s’intégrer au logiciel de gestion comptable utilisé pour résoudre la partie comptable de votre entreprise (par vous-même ou votre comptable).

Profitez du suivi d’un expert !

Plus encore, et ce de façon assez spécifique à Zyfro, le logiciel de facturation peut vous apporter la supervision d’un expert-comptable. Le logiciel peut en effet vous mettre en contact avec celui-ci et servira d’interface si vous choisissez de lui donner accès à vos données. Il pourra accéder à votre boîte de dépenses, suivre vos activités, vous conseiller et réaliser très aisément la clôture de votre exercice comptable, ce qu’il appréciera évidemment.