Améliorer la gestion stratégique de ses dépenses : gagner en temps et devenir infaillible.
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Enjeux de la gestion des dépenses
La gestion des dépenses est un enjeu essentiel pour votre entreprise. Nombre d’entre elles ne parviennent malheureusement pas à passer le cap de la stabilisation financière pour cause d’une mauvaise gestion des dépenses. Vous pouvez en effet vous investir corps et âme dans votre coeur d’activité ou commercialiser les meilleurs produits ou services du domaine, si vous ne mettez pas en place une gestion assidue de vos dépenses, vous risquez sérieusement de gâcher le fruit de vos efforts en privant votre entreprise de se développer comme elle le mérite, ou pire, vous la mettez en péril.
Nécessité d’une vue globale des vos finances
Entre les différents types de frais que vous avez (les charges d’exploitation, les achats de fournitures, les charges diverses, les divers impôts et taxes, par exemple) ; la fréquence de ces dépenses (occasionnelles ou récurrentes) ; l’état de paiement de chacune d’entre elles (déjà payées, en attente, ou éventuellement en retard de paiement) ou encore la multiplicité de vos fournisseurs, il est difficile de savoir précisément où vous en êtes financièrement.
Ainsi, pour vous citer quelques chiffres, 78% des entreprises dépassent régulièrement les budgets qu’elles se sont fixés, 81% estiment ne pas gérer suffisamment bien leurs contrats et 92% disent n’avoir aucune anticipation de l’impact de leurs dépenses quand elles les engagent.
Pourtant, vous engager dans de nouvelles transactions sans avoir l’assurance d’avoir la trésorerie nécessaire pour le faire peut faire basculer l’équilibre financier de votre entreprise.
Un résumé financier de tous vos chiffres
Avant toute chose, il importe de commencer par savoir où vous en êtes financièrement, c’est-à-dire savoir si le solde de vos activités est positif ou négatif, et surtout de combien.
Lorsque vous avez un compte Zyfro et que vous connectez sur votre plateforme, vous êtes accueilli par un agréable tableau de bord épuré et coloré, qui vous présente le résumé financier des activités économiques de votre entreprise.
Vous voyez ainsi le total de tous vos chiffres : vos revenus, vos dépenses ainsi que le montant de TVA précis que vous avez à payer (calculé en fonction des divers taux applicables à chacun des objets de vos transactions).
Ne prenez plus aucune décision à l’aveugle et sachez précisément à quoi vous engage toute nouvelle transaction !
Intérêt de disposer de données chiffrées précises
Connaître l’état de paiement de vos factures
Vous avez une quantité de factures à gérer. En général, vous voudriez les payer tout de suite mais vous devez parfois attendre d’être payé par vos propres clients et de récupérer des fonds pour le pouvoir. Vous vous y retrouver plus ou moins dans vos paiements parce que vous tentez de retenir quel délai il vous reste pour payer tel ou tel fournisseur. Mais il se peut qu’une facture vous échappe ou que certaines soient plus urgentes que d’autres. Que faire ?
Soulagez-vous !
Avec Zyfro, vous pouvez organiser les priorités dans votre facturation et suivre l’état de paiement de chacune de vos factures. En un coup d’oeil, vous pouvez voir les quelles sont déjà payées, celles pour les quelles vous avez encore du temps (et combien) ou celles dont vous avez passé l’échéance.
Faire des prévisions
Grâce à Zyfro, vous bénéficiez d’une analyse de tous vos chiffres selon diverses périodes de temps que vous pouvez définir. Vous pouvez ainsi voir quelles factures vous devez payer dans les prochains mois (mois par mois) ou par gamme de jours (dans les des 30, 60, 90 jours suivants ou au delà).
Savoir précisément quels montants vous avez à payer et quand tout en ayant connaissance de l’état vos comptes en banque au moment présent vous donne la possibilité de savoir très facilement où vous en êtes dans vos budgets et de connaître précisément l’impact financier de toute nouvelle transaction. Sécurisez vos décisions et éliminez tout risque d’erreur !
Améliorer vos choix
Entrepreneur ou dirigeant d’entreprise, vous visez la pérennité et le développement de votre société et êtes régulièrement confronté à la nécessité de prendre des décisions à caractère stratégique. Pour mener à bien vos projets, il vous faudra définir des budgets et les optimiser.
Sur Zyfro, vous pouvez bénéficier de tableaux chiffrés et de graphiques clairs et instructifs vous présentant exactement ce que vous coûte chaque fournisseur.
Pour chacun d’entre eux,vous pourrez visualiser ce montant année par année, trimestre par trimestre ou même mois par mois. Zyfro conserve en effet toutes ces données en historique, ce qui vous permet de pouvoir analyser l’évolution de vos activités financières au cours du temps.
De surcroît, vous pourrez comparer vos différents postes de dépenses : les graphiques exposent les dépenses relatives à chaque fournisseurs. Vous pourrez ainsi très nettement voir comment vous dépensez votre argent, quels fournisseurs vous coûtent le plus cher et verrez où vous pouvez réaliser des économies. Vous dépensez peut-être trop d’argent dans certains postes et pourriez les réduire sans peine.
Un logiciel de facturation performant vous aidera donc dans la gestion stratégique de votre entreprise et dans la gestion de vos frais.
Suivre vos chiffres en temps réel
La précision et l’actualisation de vos chiffres est l’une des forces de Zyfro. Pour chaque facture émise ou reçue, ce logiciel de facturation recalcule instantanément vos données et vous assure, à chaque visite sur la plateforme, de recevoir des informations et rapports sur vos activités parfaitement à jour. Vous n’aurez ainsi plus jamais à consacrer une journée ou un week-end à faire vos papiers pour savoir où vous en êtes.
Les meilleurs logiciels de facturation proposent des fonctionnalités avancées telles que la synchronisation bancaire. Zyfro se connecte à votre compte chaque matin et après-midi et se met donc à jour deux fois par jour pour vous assurer de disposer des données les plus actualisées sur vos mouvements bancaires, notamment vos dépenses.
Ayez le contrôle des finances de votre entreprise et ne soyez plus jamais dans le flou !
OCR – vous allez gagner du temps !
Besoin d’arrêter de chipoter
Indépendant ou chef d’entreprise, vous accumulez les factures et les notes de frais. Vous achetez du matériel de bureau ; invitez vos clients au restaurant ; vous vous déplacez, payez l’essence et le parking. Tous ces papiers sont encombrants et vous devez bien les garder pour faire vos comptes.
Avec un logiciel de facturation en ligne, vos documents sont digitaux. C’est pratique : vous pouvez y accéder n’importe quand et de n’importe où, pourvu que vous disposiez d’un appareil qui se connecte à Internet.
Mais pour cela, faut-il encore tout encoder. Enfin, normalement…
Encoder vos dépenses en un clin d’oeil…
Il existe une technologie qui imite la capacité de l’oeil humain à lire et identifier les caractères écrits. Il s’agit de l’OCR (pour Optical Character Recognition), une technologie de reconnaissance optique des caractères.
Zyfro, l’un des meilleurs logiciels de facturation qui existe, a incorporé cette technologie OCR dans son logiciel de facturation. Concrètement, qu’est-ce que cela vous apporte ?
Grâce à cette technologie, prendre une simple photo de vos factures ou de quelconque note de frais (depuis l’application mobile) suffira pour que le lecteur automatique identifie les données qu’elles contiennent. Le logiciel va donc lire et extraire les informations concernant vos dépenses et aussitôt les importer sur votre compte. Spectaculaire ? Zyfro les lit et les encode pour vous !
Si vous désirez en savoir plus, vous trouverez ici davantage d’informations sur le fonctionnement de l’OCR ainsi qu’une petite vidéo explicative.
… et méticuleusement !
L’OCR de Zyfro excelle dans trois compétences :
1. Il scanne, sans erreur, le montant exacte de votre dépense.
Ceci vous permettra un suivi scrupuleusement juste de toutes vos dépenses.
2. Il repère et enregistre la date à laquelle la dépense a été effectuée.
– Si c’est un ticket que vous prenez en photo, Zyfro stockera l’image et intègrera les données qu’elle contient dans tous les rapports et graphiques produits automatiquement.
– S’il s’agit de la photo d’une facture, Non seulement Zyfro créera pour vous, automatiquement, une facture associée à la dépense mais, notoirement, il la numérotera correctement et assurera ainsi le suivi de la numérotation de toutes vos factures.
3. Il identifie le nom du fournisseur et extrait toutes données associées.
Vous bénéficierez ainsi d’un encodage automatique de toutes les données du fournisseur présentes sur l’image.
– Si ce fournisseur existe déjà dans votre base de données Zyfro, le logiciel le reconnaîtra et y associera les données lues (les complétant éventuellement).
– Si vous n’avez pas encore créé de fiche associée à ce fournisseur sur votre compte, Zyfro la créera à partir des données visibles sur la photo. Vous pourrez compléter la-dite fiche manuellement avec des informations supplémentaires si vous le souhaitez.
La qualité de l’OCR de Zyfro défie toute concurrence. Aucun autre logiciel de facturation ne dispose d’une technologie OCR présentant ce niveau de fiabilité.
Rendez la gestion de vos dépenses plus rapide et efficace que jamais.