La technologie OCR de reconnaissance optique est enfin disponible sur Zyfro!

Plus besoin de saisir à la main l’intégralité de vos dépenses ou d’accumuler les notes de frais, cette nouvelle fonctionnalité va vous permettre d’automatiser la gestion de vos tickets et de gagner un temps fou!

Comment fonctionne cette technologie (Optical Character Recognition) et comment l’utiliser ? Nous vous expliquons tout dans cet article sur le lecteur automatique de reçus de Zyfro!

OCR, quésaco?

L’OCR est une technologie de reconnaissance optique des caractères qui permet de changer la manière dont vous conservez et stockez vos documents. Il s’agit d’un système qui imite la capacité de l’œil humain permettant la reconnaissance optique des caractères contenus dans une image ou en format digital et qui traite l’information de façon autonome.

Cela permet de convertir différents types de documents, que ce soit des factures scannées, enregistrées en format .pdf ou une image prise avec un appareil photo numérique, en données immédiatement modifiables.

Pourquoi utiliser l’OCR dans la gestion de ses dépenses ?

Certaines entreprises ont parfois du mal à conserver l’intégralité des documents générés au cours de l’activité professionnelle entre les contrats, les impôts, les factures et les notes de frais.

Grâce à la technologie de reconnaissance des caractères, il est désormais possible de prendre en photo vos factures ou vos notes de frais et le lecteur automatique identifie les données contenues dans l’image pour les stocker directement dans vos dépenses sur Zyfro.

Pour les indépendants ou les chefs de PME, la principale utilité de cette digitalisation des notes de frais quotidiennes (matériels de bureau, nourriture, transports, péages, parkings, etc.) est de permettre la comptabilisation de ces données dans notre programme de facturation.

Prenons un exemple :

Vous êtes chef d’entreprise d’une PME, et vous venez de recruter les services d’un prestataire pour actualiser votre page web. Vous signez un contrat que vous devez conserver. Et vous venez également d’engager un traducteur freelance pour cette même page web. Dans les deux cas, vous devez conserver précieusement les contrats que vous venez de signer et toutes les factures envoyées par chacun de vos prestataires de service. Que faites-vous de tous ces documents administratifs qui s’accumulent au cours des années ?

Vous pouvez, si vous n’avez que peu de documents les conserver dans un dossier où vous les classez. Mais cela devient vite un vrai casse-tête, dès lors que vos dossiers s’accumulent dans votre bureau, surtout quand vous devez retrouver un document précis, comme la facture du second trimestre de l’année 2014.

Comment ranger vos documents efficacement pour les avoir tout le temps à portée de main ?

Utilisez une méthode de classification digitale !

La technologie OCR, nous l’avons dit, permet de digitaliser le texte de toutes les factures de dépenses et notes de frais dont vous disposez en format papier, afin de les stocker dans un même endroit et sans avoir à conserver les “documents physiques”. Ainsi vos factures et notes de frais s’enregistrent via une simple photo directement sur notre programme de facturation.

Les avantages de l’OCR pour mon entreprise

La technologie OCR présente de nombreux avantages qui vont vous aider à optimiser votre temps :

  • Enregistrer automatiquement toutes les dépenses générées par votre activité professionnelle
  • Simplifier la méthode de stockage de vos documents administratifs. Vous n’avez plus besoin d’accumuler vos notes de frais dans votre portefeuille ou dans les dossiers de votre bureau
  • Optimiser la classification de vos dépenses. Vous pouvez dire adieu au temps où vous passiez des heures à retrouver et à récupérer des documents. Dorénavant un simple clic suffit évitant le risque de perdre des données importantes
  • Augmenter la sécurité de vos données

Comme vous le voyez, ce système rend beaucoup plus simple la gestion des dépenses de votre entreprise. Vous faites gagner du temps et rendez la facturation plus intuitive, ce sont nos moteurs chez Zyfro. C’est pourquoi nous avons travaillé au développement de cette nouvelle technologie afin de l’incorporer à notre logiciel.  

Si vous souhaitez essayer notre lecteur de tickets automatique :