La technologie évolue constamment, offrant toujours de nouvelles possibilités pour les entreprises. Il est ainsi possible de numériser l’ensemble des documents d’une entreprise.

Certaines entreprises sont alors passées à une politique de « Zéro papier » quand d’autres n’ont pas encore sauté totalement le pas. Dans cet article, nous vous expliquons les avantages de la numérisation de vos documents d’entreprise.

Encombrement réduit

La numérisation de vos documents d’entreprise vous permet tout d’abord de gagner une place considérable. En effet, les feuilles rangées dans des dossiers ou des classeurs prennent au final une place considérable. Bien souvent, au fil des années, il fallait plusieurs étagères pour entreposer tous les documents. Avec la numérisation des documents, vous pouvez ainsi gagner autant de place, en stockant informatiquement vos documents.

La numérisation favorable à l’écologie

La numérisation de vos documents d’entreprise est également favorable pour l’écologie. En digitalisant tous vos documents, vous allez tout d’abord réduire votre consommation de feuilles. Vous pourrez alors imprimer, si nécessaire, un document de façon occasionnelle. Cette limitation des impressions est également synonyme de réduction de votre consommation d’énergie et donc d’un empreinte carbone moins importante. En effet, l’énergie nécessaire pour imprimer les centaines voire les milliers de feuilles pourra désormais être économisée.

Quand écologie rime avec économie

En plus d’être en faveur de l’écologie, la numérisation des documents de votre entreprise amènera aussi des économies significatives. En effet, vous économiserez sur le consommable. Autrement dit, vous ferez des économies de papier et d’encre. De plus, vous pourrez même réduire votre parc d’imprimantes, ce qui vous fera faire des économies supplémentaires.

Meilleure accessibilité aux documents

En numérisant les documents, vous pourrez de plus les trouver beaucoup plus facilement. En effet, vous n’aurez plus à chercher entre les différents classeurs, en feuilletant les pages pour trouver le bon document. Désormais, vous pourrez retrouver en quelques clics le bon document depuis votre ordinateur. Vous gagnerez ainsi beaucoup de temps, à condition bien entendu de classer correctement vos documents. Informatiquement, il vous faudra alors créer des dossiers et nommer vos fichiers de façon pertinente pour les retrouver rapidement.

Accéder à vos documents de n’importe où

Bien entendu, il est impossible d’avoir toujours avec soi la totalité des documents papiers d’une entreprise. Tout au plus, il est possible de transporter un classeur mais pas beaucoup plus. Ce serait en effet trop lourd et aussi trop encombrant. Or, avec la numérisation des documents et le stockage sur un cloud, ils peuvent être accessibles de n’importe quel endroit, si vous avez un appareil avec une connexion internet. Cela peut être très pratique si vous vous déplacez régulièrement.

Une nouvelle façon de collaborer

En plus d’amener une meilleure accessibilité, la numérisation de vos documents sur un cloud permet une meilleure collaboration entre les travailleurs. En effet, plusieurs personnes peuvent désormais accéder en temps réel au même document. De plus, les modifications apportées au document sont alors immédiatement visibles par les autres travailleurs y ayant accès. Cela permet de travailler beaucoup plus facilement en équipe, et même si les personnes sont très éloignés les unes des autres.

De nouvelles conditions de travail

Enfin, la numérisation amène de nouvelles conditions de travail beaucoup plus agréables. Les travailleurs voient ainsi leur espace de travail moins encombré. De plus, ils passent moins de temps à chercher les documents et ont donc plus de temps pour réaliser leurs missions. Enfin, le télétravail devient par exemple beaucoup plus facile puisqu’il est désormais possible d’accéder aux documents à distance, si bien entendu ils sont sur un cloud.

Cette démarche de numérisation présente donc de nombreux avantages. Dans la réalité, elle doit aussi être pensée pour qu’elle fonctionne au mieux. Par exemple, il est important de bien sécuriser les documents de façon numérique, pour qu’ils restent accessibles, sans possibilité de piratage. Il est donc important de bien choisir où seront stockés vos documents numérisés et qui y aura accès.

Savez-vous qu’une entreprise passe en moyenne entre 70 et 85 kg de papiers par an et par salariés ?!

Chez Zyfro nous accordons une attention particulière à diminuer cette consommation. C’est pourquoi vous pouvez gérer l’intégralité de vos documents depuis notre outils sans avoir la nécessité de tout imprimer.

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Source : Ademe

Gabriel Zyfro
Business Developer Zyfro France