Les mentions obligatoires sur une facture.

Voici les mentions légales obligatoires à faire paraître sur vos factures ainsi que les règles de facturation à respecter afin de vous assurer d’être parfaitement aux normes.

Faire une facture

Voici venu le moment d’émettre votre première facture. A priori, remplir une facture ne vous semblait pas très sorcier mais maintenant qu’il s’agit de la constituer effectivement, l’incertitude s’installe. Par où commencer et comment ne rien oublier ?

La facture requiert effectivement un plutôt grand nombre de données à intégrer méticuleusement, d’où l’intérêt de vous fier à une source sûre et exhaustive pour vous accompagner dans vos premiers pas.

Soyez sans crainte 🙂 Nous comprenons la situation et allons voir ensemble quelles sont ces mentions obligatoires sur facture et avec quelles informations les compléter afin de vous assurer d’établir des factures parfaitement en règle.

Définition et importance de la facture

Procédons par étape. D’abord un petit recap’ de ce qu’est une facture.

La facture est un document de nature commerciale et comptable qui constate l’ensemble des prestations de services ou marchandises vendues faisant l’objet d’une transaction entre un professionnel et un client. Elle en détaille les conditions précises d’achat et de vente. Elle rend notamment compte de la somme qui vous est dûe et constitue la preuve légale de cette créance. La facture est donc aussi un document de nature juridique, celui qui ouvre votre droit à réclamer votre paiement auprès de votre débiteur. De nature fiscale, enfin, la facture fait aussi office de support à l’exercice des droits sur la TVA (collecte et déduction) et au contrôle de l’impôt.

Pour toutes ces raisons, il vous est indispensable d’établir des factures conformes aux impératifs légaux. Si vous voulez vous assurer de constituer des factures fidèles aux normes et de ne faire aucune erreur, vous pouvez d’emblée recourir à un logiciel de facturation. Celui-ci vous facilitera incommensurablement la tâche, notamment en vous proposant un modèle de facture préétabli comportant par avance tous les champs à compléter.

Nous vous exposons un peu plus bas quelques précieux avantages qu’apportent les logiciels de facturation. Néanmoins, si vous le souhaitez, vous pouvez d’ores et déjà cliquer ici pour essayer gratuitement et sans engagement l’un des meilleurs logiciels de facturation : Zyfro.  

Obligation de facturation

La facturation est une obligation.

Quels domaines sont concernés ? Tous les domaines d’activité de production, de distribution et de réalisation sont impliqués et doivent établir un document de facturation en cas de transaction.

Qui est concerné ? Entre professionnels, l’établissement d’une facture est toujours obligatoire. Cette obligation s’applique également aux TPE et auto-entrepreneurs.

Pour la vente de produits ou prestation de services à particulier, la loi est un peu plus souple. L’obligation d’émettre une facture pour son client dépend de l’opération réalisée.

La délivrance d’une facture est obligatoire :

• seulement lorsqu’il s’agit d’une vente à distance (à savoir les échanges intracommunautaires exonérées de TVA)
• dès que le client en fait la demande, s’il s’agit de la vente de marchandises.

S’il s’agit d’une prestation de services, c’est alors la délivrance d’une note qui est obligatoire, ceci dès que le montant à payer est supérieur ou égal à 25€ TTC. Le client peut faire la demande d’une facture s’il le souhaite, auquel cas il est interdit de la lui refuser.

Attention, ne négligez pas vos obligations de facturation car tout manquement vous rend passible d’une amende pénale de 75.000€.

Réglementation relative à la facturation

Vous l’avez compris, la facture est un document légal important. Cependant, pour disposer de sa légitimité et pour qu’il soit recevable en justice, certaines mentions doivent impérativement paraître et quelques normes être respectées.

Tour d’horizon :

Mentions obligatoires générales

Les dates d’émission et de transaction

• La date d’émission de la facture

Il s’agit de la date à laquelle la facture est établie.

Bien que cela ne soit pas obligatoire, sachez qu’incorporer en outre une date d’échéance (c’est-à-dire la date ultime à laquelle le client peut vous payer) à votre facture est largement recommandé. Cette donnée pourra vous faciliter le suivi des paiements de vos factures.

• La date de la vente ou de la prestation de service  

Il s’agit du jour effectif de la livraison ou de la fin d’exécution de la prestation.

Le numéro de la facture

La numérotation des factures s’effectue par l’attribution d’un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue. Chaque facture doit présenter un numéro qui lui est propre ; et il ne peut y avoir de saut ni de répétition dans la numérotation. Le suivi de la numérotation est un impératif légal très strict.

Nánmoins, afin de pouvoir organiser votre facturation (autrement que par leur simple ordre d’émission), Zyfro vous permet de créer des séries de numérotation. Chaque numérotation de facture se composera alors d’un préfixe puis du numéro exacte de la facture (respectant l’ordre chronologique de sa création).

La création de séries de numérotation est une fonctionnalité permises par les meilleurs logiciels de facturation.

Par exemple, vous pouvez choisir de créer une série de numérotation distincte pour chaque année civile. D’ailleurs, ceci n’est pas une obligation mais est  aussi recommandable.

Concrètement, si vous créez une série de numérotation pour l’année 2018, la numérotation des factures que vous émettez cette année-là commencera par le préfixe “2018/”. La première facture sera ainsi numérotée 2018/1, la deuxième : 2018/2, la troisième : 2018/3 et ainsi de suite.

Si vous créez ensuite une nouvelle série de numérotation pour l’année 2019, les factures que vous émettrez cette année-là commenceront par le préfixe “2019/” et recommenceront une nouvelle numérotation : “2019/1”, “2019/2”, “2019/3”, etc .

Vous pouvez par exemple choisir d’indiquer aussi le mois : “2018-JA/”, “2018-FE”, “2018-MA”, etc.

Ou bien donner à vos séries de numérotation des noms tout à fait à part entière : “AAA/”, “BBBBB/”, “FRA-26/”, … si vous souhaitez distinguer entre différents projets ou zones, par exemple.

Dans chaque série que vous créerez, la numérotation de vos factures commencera à partir de 1.  Vous pouvez ainsi élaborer des séries de numérotations “parallèles”, ce qui vous permettra de catégoriser vos factures tout en assurant le suivi rigoureux de leur numérotation, et ce le plus facilement du monde.

Sachez que vous pouvez créer autant de séries de numérotation que vous le souhaitez et augmenter ainsi le degré de précision de vos classifications.

N’attendez plus pour classifier vos factures. Développez une véritable méthode d’organisation dans vos tâches administratives. Cliquez ici pour voir comment configurer vos séries de numérotation ; c’est un jeu d’enfants.

L’identification des parties

• L’identité du professionnel et l’identité du client

Le professionnel doit mentionner sur ses factures plusieurs informations permettant son identification. Selon son statut, il lui incombe d’indiquer divers éléments. Si c’est :

– un entrepreneur individuel : son nom et son prénom (éventuellement suivis du nom commercial) ;

– une société : sa dénomination sociale suivie du numéro d’identification de l’entreprise (numéro SIREN ou SIRET), avec la mention de la forme juridique (SARL, par exemple) et du montant du capital social ;

– un  commerçant : son numéro d’immatriculation au registre du commerce suivi du nom de la ville de son greffe d’immatriculation ;

– un artisan : son numéro SIREN suivi de son numéro d’inscription au répertoire des métiers puis du numéro du département d’immatriculation ;

et l’adresse du siège social de l’entreprise (dans tous les cas).

• L’identification à la TVA des parties

Il convient d’introduire sur la facture :

1.  Le numéro d’identification à la TVA du professionnel (sauf quand le montant total de la facture HT est inférieur à 150€)
2. Le numéro d’identification à la TVA du client (seulement si ce dernier est redevable à la TVA).

Informations sur le produit ou la prestation, et détail des quantités et des prix

• La désignation du produit ou de la prestation

La désignation consiste en le descriptif exacte du produit ou service fourni.
Pour un produit, ce peut être la nature du produit, sa marque, ses caractéristiques ou sa référence.

Pour une prestation, il s’agit de la nature, du matériau fourni et la main d’oeuvre.

• Le décompte détaillé de chaque prestation et produit fourni

C’est le détail des quantités et des prix unitaires HTVA de chaque produit vendu ou du taux horaire HTVA des services fournis.

Ces informations peuvent être facultatives si la prestation de service a fait l’objet d’un devis préalable, descriptif et détaillé, accepté par le client et conforme à la prestation exécutée.

• Une éventuelle majoration des prix

Ce sont les frais d’emballage ou de transport, par exemple.

• Le(s) taux de TVA légalement applicable(s) et le montant total de la TVA correspondant

Si des opérations sont soumises à des taux de TVA différents, il convient de faire figurer le taux de TVA correspondant à chacune de ces opérations sur des lignes distinctes.

• La réduction de prix

Il s’agit de rabais, de ristourne ou de remise éventuellement acquise à la date de la vente ou de la prestation de service et directement liée à cette opération (à l’exclusion des escomptes non prévus sur la facture).

• Les sommes totales à payer

Doivent apparaître distinctement sur la facture la somme totale HT à payer ainsi que la somme totale TTC.

Mentions obligatoires pour les factures adressées à un professionnel

Pour les factures adressées à un professionnel, quelques autres mentions spécifiques sont obligatoires également.

• La date ou délai de paiement

Il s’agit (a) de la date à laquelle le règlement doit intervenir et (b) les éventuelles conditions d’escompte en cas de paiement anticipé.

• Le taux des pénalités de retard

Les pénalités de retard sont exigibles en cas de non-paiement de la facture à la date de règlement prévue. Ces pénalités de retard sont exigibles sans qu’un rappel soit nécessaire.

• Mention de l’indemnité forfaitaire de 40€

L’indemnité forfaitaire est exigible pour combler les frais de recouvrement en cas de retard de paiement.

Vous pouvez retrouver l’exposé de toutes ces mentions obligatoires sur facture ou des informations complémentaires concernant des mentions particulières sur le site officiel de l’administration française.

Sachez que les entreprises qui émettent des factures avec des mentions obligatoires manquantes et/ou inexactes encourent plusieurs sanctions, dont une amende fiscale de 15€ par mention manquante ou inexacte et par facture. Cette amende connaît néanmoins un plafond à ¼ du montant de la facture.

Mode de paiement

Plusieurs modes de paiement sont admis. Votre client choisira celui qui lui convient.

Une facture peut ainsi être réglée par chèque, en espèces (seulement si le montant est inférieur à 1000€), par virement bancaire, ou par lettre de change ou effet de commerce.

La mention du mode de paiement est n’est pas obligatoire sur la facture mais est recommandée.

Transmission des factures : délai d’envoi et forme

Le professionnel est tenu de délivrer une facture dès la réalisation de la vente ou de la prestation de service. (Il existe toutefois plusieurs cas spécifiques où il est possible d’établir une facture périodique ou de manière différée).

Dans le cas oú la facture n’est pas délivrée dans un délai raisonnable, le client doit la réclamer. Celui-ci a donc également une responsabilité dans la possession de sa copie de la facture.

En principe, les professionnels transmettent leurs factures en format papier et les envoient par voie postale ou les remettent en main propre à leur client.

Cependant, l’usage évolue. De plus en plus de professionnels les transmettent par voie électronique. L’obtention d’un logiciel de facturation devient donc incontournable, et ce inévitablement du fait de la dématérialisation des factures.

Règles de conservation des factures

La facture doit être éditée en deux exemplaires (l’un pour le client et l’autre pour le professionnel) afin que chacune des deux parties puissent être contrôlée ou se protéger.

Clients et fournisseurs doivent obligatoirement conserver ces factures, sous peine de lourdes sanctions.

La législation fiscale précise que les factures (ainsi que toutes les autres pièces justificatives permettant de justifier l’exactitude des déclarations fiscales) doivent être conservées pendant 6 ans à compter de leur date d’établissement ou de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres de la société.

Le code de commerce prévoit quant à lui des délais de conservation plus longs encore : les factures clients et fournisseurs (ainsi que toutes les autres pièces justificatives comptables) doivent être conservées pendant 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice.

L’utilisation d’un logiciel de facturation vous apportera l’avantage de pouvoir tout gérer en ligne et d’avoir un stockage numérique de tous vos documents de facturation. Vous pourriez ainsi vider vos étagères et accéder à tous vos documents depuis n’importe quel lieu et n’importe quel appareil, pourvu que vous disposiez d’une simple connexion à Internet.

Zyfro, le meilleur logiciel de facturation

Etant donné l’importance des factures, des points de vue commercial, comptable, juridique et fiscal, le professionnel – chef d’entreprise ou auto-entrepreneur – doit s’assurer d’établir des factures parfaitement en règle.

Nous évoquons plus haut l’existence de logiciels de facturation. De quoi s’agit-il exactement ?

Logiciel de facturation

Un logiciel de facturation est un outil dont la fonction principale est de simplifier la création de devis et de factures. Et, pour le grand bonheur des indépendants ou des entreprises, il assure la conformité des factures avec les réglementations relatives à la TVA.

L’intérêt pour les entreprises de s’équiper de ce genre de logiciel est le gain de temps et de productivité. Elles accélèrent la vitesse à laquelle elles gèrent leur facturation, améliorent leur relation client (grâce à la rapidité des échanges de documents notamment) et annulent presque tout risque d’erreur (grâce au calcul automatique des montants et des divers taux de TVA applicables). Incontournable pour une entreprise qui souhaite se développer.

Pour n’en lister que quelques uns, voici certains avantages qu’apportent les logiciels de facturation.

Modèle de facture

Afin de vous aider, Zyfro vous met à disposition des modèles de facture comportant des champs pré-remplis pour chaque mention requise par la loi. Vous pouvez ainsi être assuré de ne rien omettre et d’être toujours complet vis-à-vis de la loi.

En outre, Zyfro vous propose non pas 1 modèle de facture mais 8, comportant ces mêmes champs mais présentant des designs différents dans le but que vous puissiez choisir le style de vos factures.

De surcroît, Zyfro vous donne la possibilité de les personnaliser. Vous pouvez par exemple y faire figurer le logo de votre entreprise et ajouter des messages spécifiés pour chacun de vos clients.

Il est important que vous renvoyiez une belle image à vos clients. Vos factures vous représentent et matérialisent votre personnalité.

Remplir une facture… en quelques clics !

Lorsque vous voudrez créer votre première facture sur Zyfro, vous devrez encoder vos données personnelles, une seule fois. C’est on ne peut plus simple : chaque donnée comporte un champ associé et, si vous désiriez vérifier quoi que ce soit les concernant, le présent article vous explique en détail en quoi consistent toutes ces mentions obligatoires.

Par la suite, chaque fois que vous établirez une facture, Zyfro la remplira automatiquement avec vos données et les éventuelles personnalisations choisies.

Ce n’est pas tout. Zyfro ne remplit pas automatiquement que les données qui vous concernent, il le fait aussi pour chacun de vos contacts : fournisseurs et clients ! En effet, dans l’onglet “Contacts”, vous pouvez créer autant de fiches que vous le souhaitez et introduire toutes les données d’identification des personnes avec lesquelles vous interagissez. 

Il vous est, en outre, possible de cataloguer tous les produits ou services que vous commercialisez (avec leurs désignations précises, leurs prix, taux de TVA applicables, etc).

Une fois ces données encodées, quelques clics suffiront pour sélectionner contact et objet(s) de la transaction, et rédiger des factures absolument complètes et soignées.

Données financières : suivre ses paiements très habilement

Nous parlions plus haut de la possibilité d’introduire sur la facture une échéance de paiement. Cette mention vous permet de suivre l’état de paiement de vos factures. 

Les logiciels de facturation les plus performants vous offrent des fonctionnalités facilitant ce suivi.

Zyfro est un logiciel puissant qui effectue en permanence le calcul de tous vos chiffres (dépenses ou revenus). Il produit automatiquement des rapports sur vos activités financières qui vous accueilleront – par des tableaux de bord et graphiques agréables – lorsque vous vous connectez sur votre compte.

Parmis les diverses analyses produites par le logiciel, et concernant les factures que vous avez envoyées, vous disposez notamment du calcul automatique des montants (a) des factures payées (soit des montants que vous avez reçus), (b) des paiements en attente (les factures que vos clients ne vous ont toujours pas payées mais pour lesquelles ils sont toujours dans le délai) et (c) des factures en retard (celles dont l’échéance de paiement est dépassée). Vous pouvez ainsi connaître l’état de vos finances en un simple coup d’oeil.

Vous pouvez préciser, de plus, la période de temps que vous voulez analyser : il vous est possible de demander au logiciel de vous présenter des rapports sur ces données par mois ou par gamme de jours (par exemple, voir vos chiffres sur les 30, 60 ou 90 jours à venir).

Le suivi de vos paiements directement depuis la plateforme Zyfro est possible grâce à une fonctionnalité très avancée des meilleurs logiciels de facturation : la synchronisation bancaire. Ce logiciel de facturation est capable de faire le lien entre tous les documents de facturation qui transitent par lui (émis ou reçus) et vos mouvements bancaires. Vous n’aurez plus besoin de vous connecter à votre compte bancaire 45 fois par semaine pour suivre l’état de paiement de vos factures et savoir où vous en êtes.