Dans l’exercice de votre activité, vous êtes peut être amené à éditer des devis ou des factures pour vos prospects ou clients.

Vous devez alors savoir que certaines mentions doivent obligatoirement figurer sur ces documents. Dans cet article, nous allons voir lesquelles.

Devis : les mentions obligatoires

Vos devis doivent donc obligatoirement comprendre :

– la date d’édition du devis et la durée de validité de la proposition
– le nom, la raison sociale et l’adresse de votre entreprise, ainsi que le numéro de téléphone et l’e-mail
– pour une activité commerciale, le numéro RCS avec le nom de la ville où se situe le greffe d’immatriculation
– pour un artisan, le numéro au Répertoire des métiers
– le nom et l’adresse du client
– pour des travaux ou une prestation, la date de début et le délai des travaux ou de la prestation
– la description détaillée de chaque prestation ou produit, en précisant la quantité ainsi que le prix unitaire
– le prix horaire ou le prix forfaitaire de la main d’œuvre
– les frais de déplacement s’il y en a
– les modalités de paiement, de livraison et d’exécution du contrat
– les modalités de réclamations ainsi que les conditions du SAV
– le montant total à payer hors taxe (HT) et toutes charges comprises (TTC), en indiquant les taux de TVA.

Les cas particuliers

Précisons de plus que certains artisans et auto-entrepreneurs qui exercent une activité artisanale, ont l’obligation de souscrire à une assurance professionnelle. Pour ceux-là, la mention de l’assurance souscrite doit figurer sur le devis, tout comme les coordonnées de l’assureur, ou du garant, la couverture géographique du contrat ou de la garantie. Il existe d’autres cas particuliers comme les déménageurs qui doivent aussi indiquer le volume du mobilier transporté et le type de voyage, soit organisé, soit spécial. En parallèle, pour les services de dépannage, d’entretien ou de réparation dans le BTP et l’électroménager, il est obligatoire d’indiquer si le devis est gratuit ou payant. Enfin, lorsque le prix ne peut pas être indiqué avec précision, il faudra indiquer le mode de calcul pour permettre au client de calculer le prix final exact.

Factures : les mentions obligatoires

De la même façon que pour les devis, les factures doivent obligatoirement préciser certaines mentions.

Tout d’abord, une facture doit indiquer la date à laquelle elle est éditée.
– Ensuite, il doit y avoir un numéro de facture. Pour précision, les numéros des factures doivent se suivre, sans discontinuité. Par exemple, une facture pourra porte le numéro 23003 et la suivante devra avoir le numéro 23004.
– Il est aussi impératif d’inscrire la date de la vente ou de la prestation de service.
– De plus, les informations de base de l’acheteur doivent être indiquées. Cela inclut son nom ou sa raison sociale et son adresse si c’est un particulier ou l’adresse du siège social de son entreprise.
– En parallèle, les informations principales du vendeur sont à préciser, soit son nom et prénom si c’est un entrepreneur individuel ou sa raison sociale si c’est une entreprise. Un commerçant doit également préciser son numéro RCS, suivi de la ville où se situe le greffe d’immatriculation. Et un artisan doit préciser son numéro au Répertoire des Métiers. Bien entendu, il faut également indiquer l’adresse du siège social. Et enfin, dans l’hypothèse où l’entreprise est une société, sa forme juridique (SARL, SA, EURL, etc.) et le montant du capital social devront apparaître sur le document.
– Après, le numéro de TVA doit figurer, pour ceux que cela concerne.
– Aussi, la dénomination du produit ou de la prestation doit être écrite, avec un détail en quantité et en prix.
– Vous devez ensuite préciser le prix hors TVA du produit ou de la prestation, ainsi que le taux de TVA applicable, avec le montant correspondant.
– Les majorations ou les réductions de prix sont de plus à préciser, comme les frais de transport ou d’emballage dans le premier cas ou les remises commerciales et les rabais dans le deuxième cas.
– Enfin, la somme totale à payer doit figurer en hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC).

Factures pour les professionnels

Concernant les factures destinées à des professionnels, certains éléments obligatoires doivent être ajoutés. Cela comprend la date ou le délai de paiement, les taux des pénalités de retard et la mention de l’indemnité forfaitaire de 40 euros.

Cas particuliers

Il existe aussi certains cas particuliers où il faut des mentions complémentaires obligatoires.
– Par exemple, pour les auto-entrepreneurs, la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » doit apparaître clairement.
– La mention « Autoliquidation », pour le cas d’un sous-traitant qui facture un donneur d’ordre assujetti à la TVA.
– Vous devez insérer la mention « Membre d’une association agréée, le règlement par chèque est accepté » si vous êtes un centre de gestion ou une association agréée.
– Enfin, pour les artisans et les auto-entrepreneurs qui doivent avoir une assurance professionnelle, la facture doit mentionner l’assurance souscrite, les coordonnées de l’assureur ou du garant, la couverture géographique du contrat ou de la garantie.

Nous avons donc fait le tour des mentions obligatoires qui doivent figurer sur les devis et factures. Concluons alors en précisant qu’il est important de respecter ces obligations, sous peine d’amende.

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Source : Service-publique, droit professionnels-entreprises

Gabriel Zyfro
Business Developer Zyfro France