Si vous dirigez une TPE ou une PME, vous avez sans doute déjà eu à faire à des factures pro forma, ces fameuses factures provisoires que vous fournisseurs vous font parfois parvenir.

Mais savez vous exactement de quoi il s’agit ? Comment envoyer ce type de document et en quoi diffère-t’il d’une facture classique ?
Nous revenons dans cet article sur toutes les caractéristiques des factures pro forma, leur utilité et  les règles à respecter.

Qu’est-ce qu’une facture pro forma exactement ?

Une facture pro forma est un devis provisoire présenté sous forme de facture. C’est un document purement informatif, il n’a aucune valeur comptable ou légal. De même qu’un devis, elle n’engage absolument pas le client. C’est un support pour présenter les conditions générales de ventes et le prix des marchandises.

Les factures pro forma (expression latine signifiant « pour la forme ») sont généralement utilisées dans le cadre d’activités de ventes ou de services.

Comment mettre une facture pro forma ?

Comme tous documents professionnels, la facture pro forma doit respecter certaines règles de mise en forme. Ainsi doivent impérativement figurer sur votre facture pro forma les éléments suivants:

  • la raison sociale
  • Le nom de l’entreprise
  • le nom du prospect
  • la date
  • un numéro de facture pro forma
  • les quantités
  • les prix
  • la TVA
  • les délais de paiement
  • les conditions particulières
  • la devise en cas de transaction internationale

Pourquoi utiliser des factures pro forma ?

Les avantages des factures pro forma sont nombreux. En plus de faciliter vos relations en BtoB, les destinataires de vos factures pro forma pourront s’en servir afin de comparer les offres de différents fournisseurs.

Cela permet de formuler de manière précise un contrat et ses conditions commerciales : le prix des prestations ou des marchandises, descriptions des biens ou des services proposés, remises éventuelles et les délais de paiement ou de livraison.

Puisqu’elle n’a pas de valeur juridique, la facture pro forma permet une plus grande flexibilité en cas de possibles confusions ou désaccords.

Mais l’un des intérêts majeurs de la facture pro forma réside dans le fait qu’elle permet de se faire payer la marchandise en avance sur la simple base de ce document provisoire. Dès lors le fournisseur livre sa facture définitive une fois que la marchandise a bien été réceptionnée, évitant tout risque de recouvrement de créances.

Les factures pro forma peuvent également servir pour toute demande de prêt auprès d’une organisation financière afin d’évaluer votre projet ou dans le cas des transactions d’import/export pour obtenir auprès des autorités douanières une autorisation d’achat ou de vente.

Les factures pro forma facilitent donc au quotidien vos échanges en BtoB et vos relations clients/fournisseurs. Si vous l’utilisez à bon escient, cela peut s’avérer être un véritable outil commercial afin de mieux gérer vos approvisionnements, de vous garantir du bon recouvrement de vos factures et pourquoi pas de stimuler vos ventes !

Autres types de facture

Il existe différents types de facture. Les factures pro forma ne sont que l’un d’elles. Pour un exposé clair et détaillé de la variété des types de facture existant, voici notre article sur les différents types de facure.