Gabriel Zyfro 
Notes de frais : comment fonctionne le remboursement des frais professionnels ?
En tant que dirigeant de votre entreprise, vous allez sans doute avoir des frais professionnels. Et cela va aussi être le cas pour certains de vos salariés en ordre de mission. Par exemple, lorsque vos commerciaux vont être en déplacement pour vendre vos produits ou services, ils vont sans doute utiliser de l’essence, payer les péages, aller au restaurant ou même devoir rester à l’hôtel. Dans ce contexte, nous vous expliquons ici comment gérer le remboursement des frais professionnels.
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Remboursement des frais professionnels : 3 systèmes de gestion
Comme nous l’avons précisé, les frais professionnels concernent ceux engagés pour le bon fonctionnement de l’entreprise. Il existe alors deux systèmes de gestion. Il y a donc le remboursement des frais professionnels au réel sur justificatifs. L’autre possibilité est de proposer un remboursement forfaitaire. Dans ce cas, un forfait est donné au salarié, qui gère en autonomie ses frais, sans avoir à les justifier. Enfin, la troisième option, possible pour certaines professions seulement, est la déduction forfaitaire spécifique sur le salaire soumis à cotisations.
Remboursement des frais au réel
Concernant le remboursement des frais au réel, le salarié doit ainsi donner à chaque fois à l’entreprise un justificatif de ses dépenses. Cela peut être une facture, un reçu ou encore un ticket. De plus, précisons qu’une entreprise a le droit d’imposer au salarié un délai pour fournir les justificatifs. Passé ce délai, les frais non justifiés ne seront pas remboursés. Cette solution permet ainsi à l’entreprise d’avoir une gestion précise basée sur les frais réels. L’inconvénient est toutefois la gestion récurrente de nombreuses notes de frais, ce qui peut représenter un temps conséquent.
Le remboursement forfaitaire
L’entreprise peut opter pour un remboursement forfaitaire. Il faudra alors utiliser le barème proposé par l’URSSAF pour calculer le forfait. Par exemple, la limite d’exonération pour un repas au restaurant est de 18,40 €. Dans le forfait sont alors inclus les repas au restaurant si le salarié ne peut pas manger chez lui. Il comprend aussi les frais kilométriques et les frais de déplacement lorsque le salarié doit voyager pour l’entreprise. Celui-ci regroupe enfin les frais d’hébergement lorsque le salarié est en mobilité ou en ordre de mission. En cas de remboursement des frais selon un forfait, l’entreprise n’a alors pas de justificatif à fournir. Toutefois, elle devra prouver que le forfait correspond bien aux situations de faits.
La déduction forfaitaire spécifique
Tout d’abord, nous devons ici préciser que ce système de gestion s’applique seulement pour certains salariés, comme les VRP, les ouvriers, etc. Dans ce cas, l’entreprise peut alors appliquer une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnel, par rapport aux cotisations de Sécurité sociale, d’assurance chômage et d’ASG. Notez alors que la déduction se limite à 7 600 € par an et par salarié. De plus, cette déduction ne devra pas ramener la base de calcul des cotisations en dessous du minimum obligatoire. Enfin, soulignons que cette option devra être validée par les salariés ou ses représentants.
Frais et charges sociales
Précisons maintenant que les sommes versées comme remboursement de frais sont exonérées de charges sociales. L’URSSAF pourra alors vérifier que ces remboursements de frais ne sont pas en réalité des compléments de salaire. C’est pourquoi, pour le remboursement au réel par exemple, il sera important pour toute entreprise de bien conserver toutes les notes de frais et les justificatifs pour pourront être demandés. D’ailleurs, les notes de frais devront être aussi précises que possible. Celle-ci pourra par exemple prendre la forme d’un tableau précisant la date, les détails de la dépense et son montant. Cela s’applique bien entendu aussi bien pour les frais récurrents que sur les ordres de mission.
Source : www.urssaf.fr
Grâce à cet article vous savez maintenant par exemple comment rembourser vos frais kilométriques. Sur Zyfro, faites passer vos tickets de caisse en notes de frais en prenant une simple photo !
Raphaël Londinsky 
Melanie Zyfro