Entrepreneur ou chef d’entreprise avec salariés à charge, les dépenses effectuées pour le compte de votre entreprise abondent : factures, tickets de caisse, notes de frais à foison…

Il en vient de partout et à chaque occasion. Il faut bien les garder, alors on les accumule, on essaye de les organiser. Finalement, il y a en a partout ! Dans les tiroirs, dans le portefeuille, la voiture…

Combien de fois vous est-il arrivé de ne pas remettre la main dessus et de ne pas pouvoir les déduire de vos impôts ? Ou que les inscriptions se soient effacées après s’être éternisées quelque part ? Ou finalement de les jeter parce que finalement… à quoi bon… ?!

Vous savez quoi ? Nous avons une solution pour répondre à tous ces inconvénients !

Découvrez Zyfro 🙂
Facilitez la gestion de vos dépenses !

Une solution pour tout gérer. Dans l’idéal…

Et s’il existait un moyen pour :

  • trier
  • organiser
  • conserver

les traces de toutes ces dépenses ?

Et s’il existait quelque chose pour :

  • les lire,
  • les encoder,
  • les comptabiliser…

Bref, s’en occuper à votre place !

Vous ne rêvez plus, c’est bel et bien possible !

Il existe aujourd’hui une technologie – nommée OCR – qui, couplée à un logiciel de gestion adéquat, est capable de faire à peu près tout ce travail à votre place.

Découvrez l'OCR !
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Qu’est-ce que l’OCR ?

L’OCR – pour Optical Character Recognition – est une technologie de nouvelle génération qui vise à reproduire les capacités de l’oeil humain.

Plus précisément, il s’agit d’un logiciel capable d’observer une image, de repérer et d’identifier le contenu texte qu’elle contient (les chiffres et les lettres) et qui, après avoir détecté ces informations textes, est capable de les reproduire et de les exporter vers un fichier modifiable et interrogeable.

Autrement dit, l’OCR est en mesure d’extraire les données écrites sur un document – donc de transformer en texte ce qui à l’origine est une image –  de les encoder à votre place et de vous donner accès à ces données de sorte que vous puissiez les modifier ou les compléter.

A quoi ça sert ?

Essentiellement, l’OCR vous permet de gagner du temps. Un temps fou !

Au lieu de devoir encoder touuuuuutes les données une à une, l’OCR le fait pour vous.

Et il le fait minutieusement ! L’OCR de Zyfro présente l’une des technologies OCR les plus performantes qui soient et ne produit aucune erreur.

L’OCR de Zyfro

L’OCR de Zyfro est spécifiquement conçu pour permettre aux entrepreneurs et aux entreprises d’économiser du temps dans la gestion de toutes leurs dépenses et de l’optimiser.

Comment ça marche ?

Rien de plus simple. 3 étapes, quelques clics et le tour est joué.

Importer vos dépenses sur Zyfro

Premièrement. Pour profiter du travail de l’OCR, il faut importer vos dépenses sur Zyfro.

Il a deux façons de le faire.

  • Par e-mails

Lorsque vous créez votre compte Zyfro, une adresse e-mail associée à votre compte vous est attribuée.

Il vous suffit alors de vous envoyer par e-mail à cette adresse tous les documents relatifs à vos dépenses, simplement en les attachant en pièces jointes (factures, notes de frais…). Ou, si vous aviez-vous même reçu ces documents par e-mail, il suffit de forwarder celui-ci à votre adresse Zyfro.

  • En faisant glisser les documents

Encore plus simple. Vous pouvez faire glisser ces documents sur la fenêtre Zyfro.

Vous pouvez voir qu centre du cliché ci-dessous un cadre en pointillé grisé . Il s’agit d’une interface réactive au dessus de laquelle il vous suffit de “lâcher” des documents.

Sélectionnez simplement  les documents sur votre ordinateur et lâchez-les avec votre souris au dessus du cadre en pointillé.

Vous pouvez importer les documents un à un ou par dizaines. Un maximum de temps gagné !

Sur Zyfro, l’espace de stockage est illimité, de même que la durée de conservation des documents. Vous pouvez donc importer autant de documents que vous le souhaitez et laisser l’OCR faire tout le travail.

Précisions : comment faire si vous disposez de tous ces documents en version papier ?

Pas de panique, il vous suffit de les scanner !

L’OCR est capable d’extraire des données à partir de documents images. Que vous lui envoyiez des PDF ou des photos, l’OCR travaille de la même façon.

Si vous n’avez pas de scanner, ce n’est pas un problème non plus 🙂  Vous pouvez tout aussi bien faire une photo avec votre téléphone et vous l’envoyer à votre adresse Zyfro !

Imaginez encoder tous vos tickets, notes et factures avec un simple scan ou une photo… 🙂

Activation du lecteur de dépenses

Deuxièmement.

Vous n’avez rien à faire. (Pas mal, non ?).

Une fois que Zyfro a reçu les documents, il procède à leur analyse et à l’extraction des données automatiquement.

Quel que soit le nombre de documents que vous importez, l’OCR compte un délai de maximum 24h pour traiter chacun des documents à partir du moment oú ils sont envoyés à Zyfro.

L’approbation des données

Enfin, une fois que le document a été traité, il rentre “en cours d’approbation”.

Zyfro attend votre approbation sur le travail de l’OCR avant d’enregistrer ces dépenses dans les comptes de votre entreprise.

Vous pouvez alors directement approuver les dépenses, une par une ou sélectionner l’ensemble (et faire confiance à l’OCR) ou bien vérifier le contenu de l’encodage.

Puisque l’OCR de Zyfro ne fait pas d’erreur, cette vérification de votre part sert surtout à éventuellement compléter l’encodage des données.

En effet, le risque d’erreur est nul, par contre, il se peut que vous vouliez ajouter des données (qui ne figurent passur le document) dans les informations associées à la dépense. Par exemple, préciser la catégorie comptable de laquelle relève la dépense.

Automatisation de l’encodage

Zyfro est un logiciel intelligent.

Pour poursuivre l’exemple, si vous avez manuellement associé une catégorie comptable à une dépense, si ultérieurement vous importez une dépense similaire, Zyfro la reconnaitra et préencodera pour vous les données supplémentaires que vous avez ajoutées.

Les avantages de l’OCR pour mon entreprise

Zyfro sert à vous épauler et à vous soulager dans la gestion des dépenses votre entreprise. Il vous permet substantiellement d’optimiser votre temps, mais pas seulement.

L’OCR de zyfro vous permet en outre une bien meilleure gestion administrative et financière de toutes ces dépenses, grâce notamment à :

  • L’enregistrement facile et rapide de tous les frais professionnels dérivés de votre entreprise ;
  • Une meilleure connaissance des frais dans leur ensemble ;
  • Un contrôle sur l’intégralité du cycle de vie des documents, depuis le moment oú vous les recevez jusqu’à sa comptabilisation ;
  • La réduction du temps passé à chercher et récupérer tous ces papiers, évitant par là-même tout risque d’oubli ou de perte, ou que les données qu’ils contiennent s’effacent avec le temps !
  • La réduction de l’espace de stockage. Vous n’aurez plus besoin de garder le moindre de ces papiers dans votre portefeuille ou tiroir de bureau !
  • Plus de sécurité de conservation en digitalisant l’information et en la centralisant ; 
  • L’améliorer la gestion des dépenses et des papiers, ainsi que vos relations avec votre personnel !

En synthèse, l’OCR de Zyfro Facilite, Allège,  Accélère,  Améliore l’intégralité du processus administratif, financier et relationnel que constitue la gestion des dépenses effectuées pour le compte de votre entreprise.

Si vous voulez essayer par vous-même le lecteur de dépenses et tester la fiabilité de l’OCR de Zyfro, profitez de 15 jours d’essai gratuits et sans engagement.

Simplifiez-vous la vie et désencombrez-vous de ces tâches fastidieuses !

N'attendez plus pour vous simplifier la vie !
Essayez Zyfro gratuitement 🙂
Alexandra Zyfro