Déplacements professionnels par-ci, nuitées à l’hôtel par là, factures de téléphone, notes de restaurant… Vous croulez sous les tickets et les notes de frais de votre personnel ? Vous avez bien fait d’ouvrir cet article, nous vous expliquons comment pouvoir expédier tout ça 🙂                                                                                       La gestion des notes de frais peut en effet être une tâche rapide et très simple, pourvu que vous disposiez d’un outil spécialisé pour vous aider. Découvrons ensemble un outil de gestion des notes de frais très efficace 😉

Bienvenue sur Zyfro !
Rendez-vos tâches administratives simples et rapides

Pourquoi tant de notes de frais ? Mise en situation

A de nombreuses occasions, vos employés doivent se déplacer et quitter l’enceinte de l’entreprise afin d’exécuter leurs missions ou développer leurs activités. Tous ces déplacements génèrent un grand nombre de dépenses liées au travail, que l’employeur devra ensuite assumer.

Par exemple, un employé qui se déplace pour rencontrer un client afin de négocier avec lui des accords engendrera des frais de déplacement ainsi que des notes de restaurant puisque, dans bien des cas, il devra se déplacer jusqu’à lui et le convier autour d’un agréable dìner afin de rendre le climat plus propice à la conclusion des accords.

L’ennui, pour vous, c’est que chacune de ces dépenses entrainera une note de frais, pour chaque frais professionnel engendré (ce qui fait beaucoup de tickets, en somme) et que vous n’avez d’autres choix que de toutes les traiter.

Principe et définition des notes de frais

Les frais professionnels correspondent à toute dépense engagée par un travailleur, dans l’intérêt de son employeur, pour le bon fonctionnement de l’entreprise et pour les besoins de son activité professionnelle.

En principe, c’est donc le travailleur qui avance la somme dépensée de sa propre poche et qui se tourne ensuite vers son employeur pour réclamer son remboursement.

La note de frais est alors le document que le salarié constitue afin de justifier sa dépense et qui lui permet de se faire rembourser les frais professionnels occasionnés pour le compte de son employeur.

Comptabilisation des notes de frais – la corvée !

Si le travailleur doit rentrer ses notes de frais accompagnées d’une pièce justificative, en tant qu’employeur, vous avez l’obligation de scruter chacune de ces notes de frais en vue de décider d’approuver ou de refuser leur remboursement auprès de vos employés.

Et pas le choix, vous devez bien les vérifier une par une !

Le travail est relativement fastidieux car ensuite, il vous appartiendra de gérer vos comptes : rembourser les employés par les sommes appropriées et enregistrer ces dépenses dans les catégories comptables adéquates.

Simplifiez-vous la vie !
GÉREZ TOUS vos tickets en seulement 2 clicks !

Différents types de notes de frais

Les frais de déplacement et de repas sont les notes de frais les plus fréquentes des salariés. Communément aussi, il se peut aussi qu’ils présentent des frais de logement s’ils ont dû passer la nuit à l’extérieur de leur domicile pour des raisons professionnelles.

Frais de repas

Il s’agit des dépenses que le travailleur occasionne pour se nourrir durant ses heures de travail lorsqu’il est en déplacement, c’est-à-dire en dehors du bureau. Pour chacune de ces dépenses, le travailleur devra apporter un document justificatif.  

Frais de déplacement

Note de frais de transport

Les frais de transport sont les dépenses qui découlent des déplacements que le travailleur effectue en dehors de son lieu de travail et pendant ses heures de prestation pour des raisons professionnelles.  Autrement dit, il s’agit des frais liés à sa mobilité pour l’exercice de ses activités professionnelles.

Il existe deux types de frais de transport. Le travailleur génère des notes de frais liées à l’usage d’un moyen de transport privé (par exemple son véhicule personnel) soit des notes de frais liées à l’usage d’un moyen de transport public.

Pour pouvoir comptabiliser les frais de personnel liés au déplacement par moyens publics, le travailleur doit fournir le ticket de transport ou le reçu correspondant au déplacement, présentant le montant précis de la dépense et la date, qu’il s’agisse de tickets de bus, de train ou autres.

Il en va de même pour l’usage du taxi, le travailleur doit rendre un reçu indiquant l’itinéraire effectué ainsi que la somme payée.

Note de frais kilométriques

Lors de la comptabilisation des frais de déplacement liés à l’usage de moyens de transports personnels, le travailleur pourra inclure différents types de frais, selon les accords conclus avec l’entreprise.

Le type de frais de déplacement le plus couramment remboursé dans ces situations sont les frais de carburant. Cependant, plutòt que de payer les litres d’essence brûlés, le plus souvent, l’entreprise paye au kilomètre. Autrement dit, l’entreprise remboursera le travailleur en fonction d’un nombre de kilomètres effectués. Par exemple, si l’employeur établit un prix de 18 cents au Kilomètre, après 10O Km effectué par le salarié, l’employeur lui remboursera 18€.

Les frais de déplacement au moyen de transport privés peuvent aussi comprendre les frais de péage ou de parking, si cela a été nécessaire au travailleur. Le travailleur peut donc se les voir remboursés selon la politique de l’entreprise.

Note de frais de logement

Les frais de logement correspondent à tous les frais que le travailleur occasionne pour loger en dehors de son domicile, lorsqu’il est en déplacement ou un ordre de mission, dans son pays ou à l’étranger. Il s’agit souvent de frais d’hôtel.

Essayez Zyfro :
TRIEZ toutes vos notes de frais en 2 click

Remboursement des notes de frais

Obligation de l’employeur de rembourser les notes de frais professionnels

Le remboursement des frais professionnels constitue une obligation pour l’employeur.

Le contrat de travail du salarié ne peut, dès lors, contenir aucune une clause prévoyant que les frais engagés pour les besoins de l’activité professionnelle seront pris en charge par le salarié. Une telle clause serait réputée non-écrite.

Conditions de remboursement des notes frais

Afin d’éviter que le salarié fasse passer en note de frais certaines dépenses personnelles (c’est-à-dire faire de fausses notes de frais), le salarié doit justifier que ces frais ont été réalisés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise.

Dès lors que ces conditions sont réunies, le salarié doit être remboursé par l’entreprise et ce remboursement ne peut pas être imputé sur la rémunération du salarié.

Contrairement aux salaires versés aux salariés, les remboursements de frais professionnels sont exonérés de charges sociales. En cas de contrôle, l’Urssaf peut ainsi vérifier que les remboursements de frais ne constituent pas des compléments de salaires déguisés. Elle s’attachera tout particulièrement au contenu des notes de frais, qui doivent donc être les plus précises possibles et justifiées.

Délai de remboursement des notes de frais

Il se peut que le travailleur tarde à rendre ses notes de frais. Vous devez pourtant bien gérer votre comptabilité comme il se doit.

Sachez que vous pouvez imposer à vos salariés un délai pour vous retourner les justificatifs concernant les frais professionnels qu’ils ont occasionnés. Pour l’employeur, une simple note de service suffit pour indiquer à votre travailleur ce délai et refuser les remboursements tardifs. Passé ce délai, les notes de frais pourront donc ne pas être remboursées.

Gestion des notes de frais et types de remboursement

Pour rembourser les notes de frais, l’employeur peut opter soit pour un remboursement au réel, soit pour une indemnisation forfaitaire. Dans tous les cas, ce choix doit être mentionné dans une clause du contrat de travail.

Nous vous expliquons tout sur le fonctionnement des remboursements des frais professionnels ici 😉 

Quelques chiffres pour vous représenter le problème

Chaque employé consacre plus de 30 minutes voire plus d’1 heure, tous les mois, au remboursement de ses frais professionnels.

73% avouent saisir leurs notes de frais pendant leurs heures de travail. Cela constitue pour vous une perte de productivité de leur part.

Votre entreprise est amenée à dépenser souvent plus d’argent que nécessaire : 15 à 30 % des salariés avouent avoir déjà établi de fausses notes de frais !

A contrario, ne pas leur rembourser les frais professionnels est illégal et entraîne une perte de confiance de leur part.

 

Découvrez Zyfro gratuitement
Cliquez ici 😉

Les solutions 

Deux dispositifs complémentaires s’offrent à vous.

Une politique de gestion des notes de frais

D’une part, couvrez vos arrières.  Il vous incombe d’établir une politique claire à l’égard des frais de personnel et des notes de frais associées.

Une politique claire précisant quels frais sont remboursés et dans quelles conditions (par exemple le montant maximum à concurrence duquel les frais sont remboursés) vous épargnera l’étonnement et le mécontentement de votre personnel. Cette politique peut aussi vous permettre de fixer les timings endéans lesquels les remboursements des frais sont accordés.

Assurez-vous que cette politique soit bien comprise et admise par votre personnel.

Chaque entreprise a la liberté d’édicter sa politique de gestion des frais de personnel.

Facilitez-vous la vie avec un outil efficace

D’autre part, ne gaspillez plus votre temps ! Le traitement de toutes ces notes de frais est fastidieux et ne présente pas grand intérêt intellectuel. Récupérez votre temps pour le consacrer à des tâches créatrices de valeur.

Equipez-vous d’un outil qui va vous permettre de faciliter le processus de gestion des notes de frais de A à Z. Nous vous en suggérons un ci-dessous.

Améliorez la gestion de votre entreprise et votre productivité !.
Equipez-vous de Zyfro !

Une application dédiée à la gestion des notes de frais  

Etant donné le volume de tickets ou reçus de dépenses que vous recevez et leur récurrence, il importe de trouver des solutions qui vont vous permettre tant d’accélérer la gestion du processus que de le simplifier.

Zyfro, logiciel de facturation pour entrepreneur et entreprise, a développé des fonctionnalités spécifiquement pour répondre à cette problématique d’abondance de notes de frais et de factures.

Avec cette applications, tout le monde est gagnant et à tous les niveaux. De quoi s’agit-il ?

Le lecteur de dépenses de Zyfro

Le lecteur de dépenses est une application conçue sur une technologie intelligente, une forme d’intelligence artificielle – nommée OCR – et qui a la capacité de lire et de déchiffrer les documents écrits, comme vous le faites avec vos propres yeux.

L’intérêt de cette technologie, c’est qu’elle aussi est capable d’extraire l’information contenue dans ces documents – dans les note de frais, les reçus ou les factures – et de l’encoder pour vous.

Comment ça marche ?

Il suffit à votre salarié de prendre une simple photo de la note de frais ou de la scanner puis de vous l’envoyer par e-mail.

Le lecteur de dépense la reçoit et en extrait le contenu.

Quant à vous, il ne vous appartient alors plus que de visualiser les notes de frais, scannées et analysées, et de les approuver ou les refuser en un simple clic sur votre écran.

Compter sur une application de gestion des notes de frais est la meilleure façon d’automatiser les processus de traitement des documents et de gagner en productivité.

Oú, quand, comment ?

L’avantage du fait d’être une application et de digitaliser les données, c’est non seulement de dématérialiser le processus et de l’alléger, c’est aussi de le rendre accessible de n’importe oú et n’importe quand.

Ainsi, votre salarié ne devra plus attendre de rentrer au bureau pour vous déposer toute sa documentation.

Par exemple, il pourra se charger de faire cette photo et de vous l’envoyer directement depuis le taxi qu’il emprunte à la sortie de sa réunion alors qu’il est en route pour rentrer au bureau. Ainsi, il profite de ce moment de déplacement professionnel pour se charger des tâches administratives liées à ses activités professionnelles.

De cette façon, le travailleur est instantanément débarrassé de sa paperasserie, il n’utilise plus son temps de travail pour le faire et les documents sont, de surcroît, envoyés dans les temps. Tout le monde est content !

Faciliter le processus de comptabilisation et de validation des notes de frais

Avec le lecteur de dépenses de Zyfro, l’intégralité du processus de comptabilisation des notes de frais puis de leur validation est simplifiée.

De l’envoi des notes de frais au traitement de leur contenu, vos salariés comme vous-même sont gagnants sur toute la ligne.

Gagnez du temps à chaque étape, simplifiez le processus et accélérez-le. Limitez le risque d’erreur. Bref, faites gagner votre entreprise en productivité et améliorez-en la gestion 😉

Découvrez gratuitement, en cliquant ici, Zyfro, son lecteur de dépenses et toutes ses autres fonctionnalités. L’essai est absolument gratuit durant une période de deux semaines et n’entraine aucun engagement. Vous êtes libres ! N’attendez plus pour vous donner la chance d’améliorer facilement la gestion de votre entreprise 😉

N'attendez plus pour utiliser Zyfro !
Equipez-vous de Zyfro ;>
Alexandra Zyfro