Gabriel Zyfro 
Dans le cadre de votre activité, vous émettez et recevez de nombreux documents, que vous devrez conserver un certain temps.
En effet, l’administration pourrait vous les demander pendant ce laps de temps afin d’effectuer des contrôles. Dans cet article, nous vous indiquons ainsi combien de temps, sous quelle forme et quels documents garder.
Contenu
Les documents à conserver
Le Code du travail, le Code général des impôts et le Code de commerce indiquent les documents à conserver pour votre entreprise. Nous pouvons alors les classer en 4 catégories : les documents et pièces comptables, les documents civils et commerciaux, les déclarations fiscales et sociales et les documents de gestion du personnel. Comme nous allons maintenant le voir, la durée de conservation est différente selon le document. Pour précision, nous citerons ici seulement les principaux documents de chaque catégorie.
Les documents comptables
Tout d’abord, les pièces comptables doivent toutes être conservées dix ans. Cela fait référence au livre et au registre comptable ainsi qu’à toutes les pièces justificatives comme les bons de commande, les factures clients et fournisseurs, etc. Et pour précision, le délai de 10 ans début à partir de la fin de l’exercice social.
Les documents civils et commerciaux
Ensuite, la durée de conservation des documents civils et commerciaux varie. Par exemple, un titre de propriété d’un bien immobilier doit être gardé 30 ans selon l’article 2227 du Code Civil. En parallèle, les correspondances commerciales, les documents de transport de marchandise, les documents bancaires ou encore les contrats signés entre commerçants et non commerçants doivent se conserver cinq ans.
Les déclarations fiscales et sociales
Là encore, les durées d’archivage obligatoires varient en fonction des déclarations fiscales et sociales. Par exemple, une déclaration d’impôt sur le revenu et les sociétés doit se garder 6 ans, tout comme la déclaration des taxes sur le chiffre d’affaires ou comme la contribution économique territoriale. Dans le même temps, une déclaration des taxes foncières sur les propriétés bâties et non bâties doit être archivée pendant un an après l’année d’imposition. En parallèle, vous devez conserver trois ans la déclaration de Sécurité sociale.
Les documents de gestion du personnel
Pour les documents de gestion du personnel, comme vous vous en doutez, la durée change aussi d’un document à l’autre. Alors, les bulletins de paie, le registre unique du personnel, les déclarations d’accident du travail auprès de la CPAM (Caisse primaire d’assurance maladie), ou encore les observations et mises en demeure de l’inspection du travail doivent être conservées minimum cinq ans. À côté de cela, la comptabilisation des jours travaillés par les employés sous convention de forfait, tout comme les documents en rapport avec les charges sociales et avec la taxe sur les salaires doivent obligatoirement être gardés trois ans.
Sous quelle forme garder les documents
Globalement, nous vous conseillons de conserver tous les documents dans le format d’origine, pour pouvoir les fournir facilement dans l’éventualité d’un contrôle. De plus, les factures d’achat, amenant un droit à une déduction de TVA, doivent être archivées sous leur forme d’origine. En parallèle, vous pouvez garder les factures de ventes dans leur format d’origine, sur des microfilms, des bandes magnétiques ou vous pouvez aussi simplement en garder la photocopie, si bien entendu la photocopie est de qualité, et fidèle au document d’origine. Enfin, les factures électroniques doivent se conserver sous ce même format électronique. En effet, l’impression d’une facture électronique peut être refusée car le document n’est alors plus considéré d’origine.
Pour finir, précisons que vous avez l’obligation de conserver tous vos documents papiers en France, pour qu’ils soient instantanément accessibles en cas de contrôle. Et concernant les factures électroniques, elles peuvent être conservées en France, dans un pays de l’Union Européenne ou dans un pays possédant une convention avec la France, qui prévoit une assistance réciproque.
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Source: jesuisentrepreneur.fr
