Facture rectificative – comment corriger ses factures ?

 Miiiiiince ! J’ai fait des erreurs dans la facture ! Que dois-je faire ?                                                                                                                                                      Pas de panique ! L’erreur est humaine et est, heureusement, aussi acceptée en facturation 🙂 Selon la situation, il existe des solutions précises. La vôtre se trouve certainement ici 😉

 

Principes

Pour des raisons fiscales (concernant votre déduction de TVA) ou vis-à-vis de votre client, si vous constatez avoir fait des erreurs dans une facture, vous avez le devoir de les corriger.

Cependant, la loi INTERDIT DE SUPPRIMER purement et simplement une facture. C’est d’ailleurs à ce que l’Etat puisse vérifier qu’aucune facture ne manque à l’appel que sert l’obligation de suivi de la numérotation des factures. Un “trou” dans votre numérotation pourrait dès lors signifier que vous avez délictueusement fait disparaître une facture.

Sachez qu’en cas d’erreur (des mentions obligatoires oubliées ou des erreurs de calcul), c’est à vous qu’il incombe de procéder à la correction. Le client assujetti ne peut jamais procéder à la modification de la facture par lui-même. La correction ou l’annulation de facture ne peut venir que de la partie qui fournit la prestation. Un document de correction établi par le client n’aurait aucun effet pour l’administration fiscale.

Toute erreur n’oblige cependant pas nécessairement la production d’un document correctif. En cas d’erreur minime ou de faute d’orthographe négligeable, la facture ainsi produite reste acceptable. La règle dicte en effet que lorsque la signification de chacun des éléments est claire et sans ambiguïté, une correction de facture ne s’impose pas nécessairement.

 

Correction ou annulation de facture : différents cas de figure

Vous pouvez prendre conscience d’avoir fait des erreurs dans votre facturation à différents moments.

Ces différentes situations se résolvent par des protocoles spécifiques. Voyons les différents cas de figure possibles.

Vous n’avez pas encore envoyé votre facture à votre client

Vous avez constitué la facture pour votre client mais ne l’avez pas encore envoyée. Génial ! Vous avez rattrapé l’erreur de justesse ! Il vous suffit de produire un nouveau document. Aucune facture rectificative ne s’impose, vous pouvez reproduire une nouvelle facture portant le même numéro et oublier ce premier draft.

Votre client a reçu votre facture mais ne l’a pas encore payée

Si, par contre, vous avez déjà envoyé la facture à votre client, le temps vous presse. Il faut que vous agissiez rapidement avant que celui-ci ne la paye. Si vous y parvenez, la situation est simple : il vous suffit de produire une facture rectificative par le biais de laquelle vous corrigez les erreurs.

Vous devez alors corriger les données erronées et/ou ajouter les données manquantes, puis renvoyer cette facture rectificative à votre clients dans les plus brefs délais. Un petit appel téléphonique pour prévenir le client et lui demander de ne surtout pas payer la facture erronée s’impose.

Mentions obligatoires sur facture rectificative

Si vous constituez une facture rectificative, elle doit impérativement comporter les données suivantes :

• La facture rectificative doit explicitement faire référence à la facture originale. La facture rectificative doit ainsi absolument comporter la mention “Annule et remplace”, et préciser le numéro de la facture d’origine à laquelle elle fait référence ainsi que sa date d’émission.
• La facture rectificative doit comporter à nouveau les données d’identification du professionnel et du client.
• La facture rectificative doit contenir la rectification de toutes les erreurs.
• La facture rectificative porte, bien entendu, son numéro propre.

Pour un exposé complet des mentions obligatoires sur facture, cliquez ici.

 

Votre facture a été reçue et payée par votre client

Pour annuler ou corriger une facture qui a été payée par votre client, deux options se présentent à vous. Vous avez le choix de lui adresser :

• soit une note d’avoir, notamment en cas de remise accordée a posteriori. Il s’agit d’une facture en « négatif » du montant de la réduction. C’est la somme que vous “rendez” à votre client.

L’avoir constitue l’avantage pour l’entrepreneur que la somme “restituée” au client sera, quoi qu’il en soit, dépensée à nouveau pour ses services. “L’argent reste dans l’entreprise”.

• soit une nouvelle facture établie en remplacement de la précédente, s’il fallait modifier les données de facturation, par exemple le montant.

Si vous établissez une facture de remplacement, le protocole de correction de la facture erronée se compose alors de deux étapes :

– Premièrement : Vous devez annuler la facture d’origine.

Il s’agit d’établir une facture rectificative avec un montant négatif. La somme du montant de la facture d’origine et du montant en négatif de la facture revient donc à zéro.

Cette facture rectificative doit faire référence à la facture d’origine en l’identifiant par son numéro et sa date d’émission.

Cette facture rectificative porte son propre numéro.

Si vous souhaitiez simplement rembourser un client (après une annulation de commande, par exemple), vous pouvez en rester là.

– Deuxièmement : Etablir une facture de remplacement.

Si, par contre, vous souhaitez corriger la facture erronée (par exemple pour faire payer à votre client le montant adéquat), vous devez dans un second temps rédiger une nouvelle facture qui remplace la facture d’origine.

Cette facture s’établit selon les procédures de facturation classiques.

Cette facture porte son propre numéro, qui poursuit l’ordre chronologique de numérotation de vos factures.

Il est très recommandé de faire apparaître dans l’objet une référence à la facture d’origine qu’elle remplace. Ceci permettra à l’administration fiscale de comprendre l’ensemble de votre processus administratif en cas de contrôle.

Factures rectificatives et récupération de la TVA

Comme le précise le Service Public, pour les redevables de la TVA ayant déjà acquitté la TVA correspondant à la facture initiale, la note d’avoir doit comporter certaines mentions :

• s’ils entendent récupérer la TVA correspondant à la partie du prix faisant l’objet de la réduction : la note d’avoir doit indiquer le montant HT du rabais ainsi que le montant de la TVA correspondant et faire référence à la facture initiale. Le client redevable de la TVA doit alors rectifier la déduction de TVA opérée (et mentionner son montant) ;
• s’ils renoncent à récupérer la TVA correspondant au rabais consenti : la note d’avoir doit faire référence à la facture initiale et préciser que le rabais est net de taxe. Il n’y aura donc pas de rectification dans ce cas.

Sachez qu’en cas d’erreur ou d’omission de la TVA, le client assujetti à la TVA ne peut jamais procéder à la modification par lui-même. Il doit vous demander une facture rectificative car c’est vous qui contrôlez la facturfation.

 

La solution pour éviter les erreurs de facturation : un bon logiciel de facturation !

Même s’il existe des protocoles de correction afin de rectifier les erreurs de facturation, la corvée administrative que la correction implique vous fait perdre votre temps et peut-être la tête.

L’élément clé est alors, par dessus tout, de vous munir d’un logiciel de facturation performant.

Il en existe une variété, l’enjeu est donc de choisir le logiciel de facturation adapté à votre entreprise et à vos besoins.

Celui-ci vous apportera de précieux avantages. En plus de vous faire gagner un temps considérable, il vous assurera d’éviter toute erreur d’encodage et de calcul !

Les avantages d’un logiciel de facturation performant

En effet, d’une part, grâce à la fonction de saisie automatique des données, quelques clics vous suffiront pour encoder toutes les informations relatives à vos produits ou services et clients, pour peu que vous les ayez encodées une seule fois dans le logiciel. Vous ne produirez ainsi plus la moindre erreur de frappe lorsque vous établirez vos factures !

Par ailleurs, grâce à cet outil qui vous facilite la tâche, vous verrez que vous ne commettrez plus aucun oubli ou aucune faute d’inattention. Vous produirez effectivement vos documents de façon beaucoup plus fluide et rien ne vous échappera parce que vous “regardiez de trop près”.

De plus, avant d’envoyer votre facture à votre client, il vous est possible de voir la facture “en preview” et de pouvoir effectuer un dernier check-up afin de vous assurer qu’elle est correcte et complète.

D’autre part, le logiciel de facturation calculera pour vous tous les montants à faire paraître sur la facture (prix unitaires, quantités et montants totaux). Surtout, il calculera la TVA précise se rapportant à la commande qui vous est ainsi déposée. Impossible de commettre la moindre erreur de calcul !

Faire une facture rectificative avec Zyfro

Même si vous n’avez commis aucune d’erreur en tant que telle, il se peut que la facture doive être annulée ou modifiée. Un client peut en effet changer une commande ou tout simplement l’annuler.

Ici aussi, le logiciel de facturation vous sera d’un grand soutien.

Zyfro, le meilleur logiciel de facturation pour auto-entrepreneurs et indépendants comporte des fonctionnalités qui vous facilitent expressément cette tâche.

Depuis le logiciel, vous pouvez directement accéder à la facture à modifier et, en un simple clic, produire la facture rectificative y relative.

Données obligatoires des factures rectificatives

Zyfro se chargera pour vous de pré-remplir toutes les données que ce document rectificatif doit comporter obligatoirement. Vous aurez bien entendu un accès manuel au document afin de le modifier à votre guise.

Numérotation des factures rectificatives

Les factures rectificatives sont des factures en tant que telles. Elles doivent donc, elles aussi, respecter les obligations de suivi de la numérotation des factures et se distinguer des factures ordinaires (types de facture).  

Afin de vous aider à vous organiser et à respecter vos obligations, Zyfro se chargera de numéroter correctement toutes vos factures rectificatives et établira pour elles une série de numérotation spécifique. Toutes vos factures rectificatives seront marquées du préfixe R devant leur numéro d’identification et poursuivront corrélativement leur numérotation comme suit : R-1, R-2, R-3, et ainsi de suite.

 

Voyez par vous-même combien Zyfro est simple et intuitif ! Vous pouvez le découvrir directement et tester toutes ses fonctionnalités. L’essai est absoulment gratuit et sans engagement. Cliquez ici pour vous simplifier la vie dès maintenant 😉